COME AFFRONTARE UN PIANO DI AUTOMAZIONE

Davide Centonze

Aspetti tecnologici e organizzativi da considerare per un piano di automazione di successo

Automatizzare un processo o, ancora meglio, un’area di business della propria organizzazione, non è solo un progetto IT.

In particolare, intraprendere un piano di automazione richiede di considerare contemporaneamente due aspetti di primaria importanza:

  • Gli aspetti tecnici e tecnologici, che si declinano prima nella definizione di un perimetro di processi “aggredibili”, cioè con caratteristiche di fattibilità tali da massimizzare i benefici, e successivamente nella conoscenza ed individuazione delle soluzioni che meglio possano indirizzare le proprie esigenze.
  • Gli aspetti organizzativi: la Data Robotics (intesa come continuum tra Robotic Process Automation e Intelligent Process Automation) implica una revisione delle modalità di lavoro, che devono essere indirizzate sin dalle prime fasi del piano.
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Aspetti tecnici e tecnologici

Quali processi sono automatizzabili? Su quali processi si possono ottenere i maggiori benefici dall'automazione? Qual è la roadmap strategica per affrontare le esigenze di automazione? Per affrontare questi temi, fondamentali per non disperdere risorse ed energie in iniziative a basso valore aggiunto per l’organizzazione, è necessario un approccio strutturato di discovery dei propri processi e di identificazione delle reali opportunità di automazione.

Tramite la metodologia Automation Opportunity Matrix è possibile condurre un’analisi strutturata delle opportunità di automazione, tramite la valutazione di oltre 30 caratteristiche qualitative e quantitative dei processi interni dell’organizzazione, che sono matematicamente sintetizzate in 4 dimensioni chiave:

  • La structurability, intesa come effort necessario per la creazione delle condizioni necessarie a consentire ad un Data Robot di operare in modo integrato e con il minor numero di eccezioni possibili: tanto più il processo sarà operativo, lineare e deterministico, tanto più sarà automatizzabile tramite soluzioni di Robotic Process Automation; tanto più sarà determinante la componente decisionale umana, tanto più sarà necessario integrare componenti di Intelligent Process Automation.
  • La business centricity, che esprime quanto sia critico il processo rispetto al raggiungimento dei risultati di business e, conseguentemente, quanto sia importante che sia svolto con il minor numero possibile di errori e/o ricicli.
  • La risk exposure, ovvero i possibili rischi in cui l’organizzazione potrebbe incorrere in caso di una esecuzione del processo non conforme rispetto alle attese.
  • La value of automation, che misura i benefici netti derivanti dall’implementazione di una soluzione di automazione, ovvero il trade off tra costi (implementazione, revisione dei processi, …) e conseguenti risparmi (minore lead time di processo, riduzione FTE, …).
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AI Landscape monitor

La Automation Opportunity Matrix rappresenta uno strumento a supporto della decisione manageriale della roadmap di automazione, ovvero della scelta delle priorità di implementazione.

Tuttavia, il potenziale di automazione deve essere supportato dalla disponibilità tecnologica ed in particolare, in caso di applicazione di soluzioni di Intelligent Process Automation, è necessario disporre di algoritmi specifici per la risoluzione degli snodi decisionali e di dati alimentanti per l’addestramento degli algoritmi stessi. Bisogna indirizzare la classica scelta “make or buy”, con le relative ricadute in termini di tempi e costi necessari per la messa a regime della soluzione:

  • Gli algoritmi possono essere realizzati in casa, partendo da “librerie” generiche opportunamente integrate e modificate o, se esistono, reperiti sul mercato.
  • I dati possono essere recuperati od opportunamente creati all’interno dell’organizzazione o, in alternativa, reperiti da fonti di mercato (più o meno “open”).

È necessaria un’attenta analisi per individuare quali vendor, tra le centinaia che affollano il mercato, mettono a disposizione gli algoritmi, i dati od entrambi per la risoluzione dei singoli snodi decisionali.

AI Landscape monitor, l’osservatorio del mercato delle soluzioni di Intelligenza Artificiale nato dalla collaborazione tra Reply e il Bocconi DEVO Lab, parte da una comprensione di alto livello dell’ecosistema dell’Intelligenza Artificiale per rappresentarne la complessa articolazione in diversi ambiti di applicazione e le caratteristiche delle soluzioni, sulla base delle informazioni pubblicamente disponibili.

L’AI Landscape Monitor è un’esplorazione esauriente dell’ecosistema dell’Intelligenza Artificiale, tramite l’analisi dei vendor e delle soluzioni che gli stessi offrono sul mercato, da un punto di vista tecnologico, commerciale e finanziario, secondo un framework ed una metodologia proprietari, che combinano l’expertise di Reply e di SDA Bocconi.

L’obiettivo è individuare soluzioni rilevanti, da associare alle opportunità di automazione dei processi, che emergono dall’applicazione della metodologia Automation Opportunity Matrix, e rispetto alle quali ci si propone di supportare i clienti nell’individuazione della soluzione ottimale sulla base delle proprie esigenze e nell’integrazione della stessa sui propri sistemi.

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Le implicazioni organizzative

Contestualmente, non si può prescindere da un assetto organizzativo in grado di supportare la roadmap durante la sua implementazione e successivamente all’entrata a regime della soluzione automatizzata.

Il paradigma che andrà ad affermarsi, nella maggior parte dei casi ed in particolare nelle soluzioni di Intelligent Process Automation, sarà quello dello Human-in-the-Loop, ovvero una condizione di affiancamento uomo-macchina in cui l’uno beneficia dalla capacità di elaborazione dati, mentre la macchina apprenderà in logica incrementale dagli insight generati dall’uomo, che rimarrà responsabile ultimo delle decisioni per molti anni a venire. Esiste, quindi, un rischio di algorithm bias: un trasferimento dei limiti decisionali umani alle macchine, per il cui superamento è richiesto un significativo investimento per sviluppare la cultura analitica, condizione per incrementare diffusione ed efficacia delle soluzioni.

La costituzione di Centri di Eccellenza interni, inoltre, per la gestione operativa e manageriale delle soluzioni di automazione può rappresentare un acceleratore della roadmap: concentrando competenze di processo, tecniche, analitiche e progettuali è possibile creare importanti sinergie tra le iniziative del piano realizzativo.

Le iniziative di automazione spot, nella maggior parte dei casi, non portano i benefici desiderati e possono risultare anche antieconomiche e dannose per l’azienda se non inserite in una struttura organizzativa in grado di gestirle.

Reply e SDA Bocconi organizzano il primo corso executive sull'IPA.
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