OneSmile: la piattaforma digitale per una rete globale di assistenza
Valorem Reply ha sviluppato una piattaforma digitale che permette a Operation Smile di condividere conoscenze, coordinare i programmi e supportare le attività chirurgiche in tutto il mondo.
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LA sfida
Creare un unico spazio digitale in cui i dipendenti di Operation Smile potessero accedere a informazioni affidabili, condividere aggiornamenti sui programmi e collaborare in modo più efficace tra Paesi, aree geografiche e funzioni.
SCENARIO
Trasformare l’assistenza chirurgica globale attraverso una rete operativa connessa
Operation Smile è una delle principali organizzazioni non profit a livello globale impegnate a ridurre il divario nell’accesso a interventi chirurgici e cure essenziali, a partire dalla chirurgia del labbro leporino e da un’assistenza completa e integrata. L’organizzazione opera in tutto il mondo mettendo a disposizione competenze mediche, formazione, mentorship, ricerca e assistenza attraverso il proprio personale e una rete di volontari, collaborando con governi locali, organizzazioni non profit e sistemi sanitari per generare un impatto duraturo sulle comunità che supporta.
Una missione di questa portata richiede un coordinamento costante tra headquarters, uffici regionali, team locali, volontari in ambito medico e personale operativo sul campo. Tuttavia, gli strumenti a supporto di questa collaborazione non si erano evoluti allo stesso ritmo delle attività globali dell’organizzazione. Le informazioni erano distribuite tra e-mail, chat e una intranet ormai obsoleta, separata dagli strumenti utilizzati quotidianamente dai dipendenti, rendendo difficile trovare gli aggiornamenti sui programmi e accedere rapidamente alle risorse più importanti.
Spesso i team locali dovevano fare affidamento sui propri contatti per reperire le informazioni più aggiornate, mentre le conoscenze sviluppate in un Paese non raggiungevano in modo sistematico gli altri. Queste lacune rallentavano la comunicazione e rendevano più difficile per i dipendenti lavorare partendo da un’unica fonte di informazioni affidabile, condivisa tra aree geografiche e funzioni.
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LA SOLUZIONE
Collegare il coordinamento interno alla realizzazione dei programmi
Offrire assistenza in più di trenta Paesi richiede ai team di coordinare persone, risorse, attività e conoscenze tra sedi diverse e fusi orari differenti.
OneSmile centralizza le informazioni relative ai programmi e le rende disponibili in modo uniforme, migliorando la visibilità per il management e permettendo ai team di pianificare e realizzare i programmi chirurgici con maggiore coordinamento tra i diversi Paesi.
Accessibile tramite Microsoft Teams e dispositivi mobili, porta le informazioni più importanti direttamente nel flusso di lavoro quotidiano, che i dipendenti si trovino in ufficio, in viaggio o impegnati sul campo a supporto di un programma.
La soluzione Program and Activity Updates è un elemento centrale di questo approccio. Ad esempio, un education coordinator che completa un’attività formativa può inviare un breve aggiornamento in meno di cinque minuti, mentre un program manager può condividere progressi, traguardi o lezioni apprese sul campo attraverso lo stesso processo standardizzato. Ogni contributo viene trasformato in un contenuto strutturato e di facile lettura, sottoposto ad approvazione e quindi pubblicato in tutta l’organizzazione. In questo modo, gli aggiornamenti più importanti non si perdono nelle caselle di posta, ma diventano patrimonio di conoscenze condivise e riutilizzabili, aiutando il management a comprendere le attività nei diversi Paesi e consentendo ai team di pianificare i programmi futuri, distribuire le risorse e valorizzare l’esperienza maturata.
Accelerator 365 di Reply migliora ulteriormente l’esperienza attraverso componenti riutilizzabili, che rendono più semplice la navigazione, garantiscono maggiore coerenza dei contenuti e facilitano l'accesso alle informazioni nei diversi siti dedicati ai Paesi e ai dipartimenti. Il risultato è un OneSmile scalabile, intuitivo e strettamente allineato alla missione di Operation Smile.
SharePoint Online come piattaforma centrale per news, risorse, moduli e contenuti organizzativi
Viva Connections per rendere OneSmile direttamente accessibile all’interno di Microsoft Teams e del flusso di lavoro quotidiano dei dipendenti
Accelerator 365 di Reply per migliorare la navigazione, la presentazione dei contenuti e la coerenza dei 61 siti globali
Microsoft Forms e Power Automate per raccogliere, approvare, formattare e pubblicare gli aggiornamenti dal campo in meno di cinque minuti
Un Operating Calendar basato su SharePoint per centralizzare gli eventi futuri e collegare le informazioni provenienti dalle fonti dati esistenti
Operation Smile è una delle principali organizzazioni non profit a livello globale impegnate a colmare il divario nell’accesso a interventi chirurgici e cure essenziali, a partire dalla chirurgia del labbro leporino e da un’assistenza completa. Attraverso il nostro personale e i nostri volontari in tutto il mondo, mettiamo a disposizione competenze mediche, formazione, mentoring, ricerca e assistenza, collaborando con governi locali, organizzazioni non profit e sistemi sanitari, con il sostegno dei nostri generosi donatori e partner aziendali. Per maggiori informazioni, visita operationsmile.org.
Valorem Reply, parte del Gruppo Reply, è un Microsoft Cloud Solution Partner con status prioritario, specializzato nel supportare le aziende nel percorso verso l’intelligent enterprise attraverso soluzioni AI-enabled e cloud-native, progettate a partire da obiettivi di business concreti e dalle esigenze degli utenti. Grazie a team di professionisti altamente specializzati, alla passione per creare un impatto positivo e alla potenza delle tecnologie Microsoft, trasformiamo in modo rapido e sicuro il modo in cui i nostri clienti operano. Nel 2024 Valorem Reply è stata nominata Microsoft’s Nonprofit Partner of the Year, mentre nel 2025 ha ricevuto il riconoscimento di Inclusion Changemaker Partner of the Year.
Accelerator 365 by Reply è una suite di app e soluzioni standalone che possono essere integrate nell’ambiente SharePoint e Microsoft 365 esistente. Lavorando insieme alle funzionalità native, offre gli strumenti necessari per creare una intranet di livello world-class.