OneSmile verbindet weltweite Teams für eine noch bessere medizinische Versorgung
Valorem Reply entwickelte einen digitalen Arbeitsplatz, mit dem Operation Smile Wissen nahtlos teilt, weltweite Programme effizient koordiniert und chirurgische Einsätze optimal unterstützt.
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DIE Herausforderung
Schaffung eines zentralen digitalen Arbeitsplatzes, über den die Mitarbeiter von Operation Smile auf verlässliche Informationen zugreifen, Programmaktualisierungen teilen und länder-, regionen- sowie funktionsübergreifend noch effektiver zusammenarbeiten können.
Das SZENARIO
Globale chirurgische Versorgung durch vernetzte Prozesse transformieren
Operation Smile ist eine weltweit führende Hilfsorganisation, die sich dafür einsetzt, Lücken bei der medizinischen und chirurgischen Versorgung zu schließen – allen voran durch Operationen von Lippen-Kiefer-Gaumenspalten sowie einer ganzheitlichen Nachbetreuung. Die Organisation bündelt medizinische Expertise, Schulung, Mentoring und Forschung durch engagierte Mitarbeitende sowie Ehrenamtliche rund um den Globus. In enger Zusammenarbeit mit lokalen Regierungen, Nichtregierungsorganisationen und Gesundheitssystemen schafft sie so nachhaltige Strukturen in den jeweiligen Regionen.
Diese internationale Mission erfordert eine nahtlose Abstimmung zwischen der Hauptzentrale, den Regionalbüros, lokalen Teams, medizinischen Freiwilligen und Einsatzkräften vor Ort. Allerdings hielten die unterstützenden IT-Systeme mit dem raschen Wachstum der Organisation zuletzt nicht mehr Schritt. Informationen verteilten sich unstrukturiert über E-Mail, Chat-Kanäle und ein veraltetes Intranet außerhalb der täglichen Arbeitsabläufe. Dies erschwerte das Auffinden von Programmaktualisierungen und bremste den Zugriff auf essenzielle Ressourcen.
Lokale Teams mussten oft auf persönliche Netzwerke zurückgreifen, um an aktuelle Daten zu gelangen, während wertvolles Wissen aus einzelnen Ländern kaum systematisch geteilt werden konnte. Diese Medienbrüche verlangsamten die Kommunikation und verhinderten ein länder- sowie funktionsübergreifendes Arbeiten auf Basis einer zentralen, verlässlichen Datenquelle (Single Source of Truth).
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DIE LÖSUNG
Interne Koordination mit der Programmausführung verbinden
Die Bereitstellung medizinischer Versorgung in mehr als 30 Ländern erfordert eine präzise Abstimmung von Personal, Ressourcen, Zeitplänen und Fachwissen über Standorte und Zeitzonen hinweg.
OneSmile zentralisiert alle Programminformationen und macht sie durchgängig verfügbar. Das erhöht die Transparenz für die Führungsebene und ermöglicht es den Teams, chirurgische Programme länderübergreifend wesentlich besser abgestimmt zu planen und umzusetzen.
Dank der nahtlosen Integration in Microsoft Teams und auf mobilen Endgeräten stehen kritische Informationen genau dort bereit, wo sie gebraucht werden – ob im Büro, auf Reisen oder direkt beim Einsatz vor Ort.
Ein zentraler Baustein dieses Ansatzes ist die Lösung für Programm- und Aktivitäts-Updates: Ein Bildungskoordinator kann ein kurzes Update in unter fünf Minuten einreichen. Auf demselben standardisierten Weg teilt ein Programmmanager Fortschritte, Meilensteine oder Learnings aus dem Feld. Jede Einreichung wird automatisch in ein konsistentes, gut lesbares Format überführt, durchläuft den Freigabeprozess und wird anschließend organisationsweit veröffentlicht. So gehen wertvolle Informationen nicht mehr im E-Mail-Postfach verloren. Es entsteht ein wiederverwendbarer Wissensschatz, der dem Management Transparenz über weltweite Aktivitäten verschafft und Teams dabei unterstützt, zukünftige Programme fundiert zu planen, Ressourcen effizient einzusetzen und von bisherigen Erfahrungen zu profitieren.
Der Accelerator 365 von Reply optimiert das Nutzererlebnis durch wiederverwendbare Komponenten. Diese verbessern die Navigation, sorgen für konsistente Inhalte und erleichtern den Zugriff auf Länder- sowie Abteilungsseiten – wodurch OneSmile skalierbar, praxisnah und eng mit der Mission von Operation Smile verzahnt bleibt.
SharePoint Online als zentrale Plattform für News, Ressourcen, Formulare und Unternehmensinhalte
Microsoft Viva Connections, um OneSmile direkt in Microsoft Teams einzubinden und nahtlos in den täglichen Arbeitsablauf der Mitarbeitenden zu integrieren
Accelerator 365 von Reply zur Optimierung von Navigation, Content-Darstellung und visueller Konsistenz über 61 globale Standorte hinweg
Microsoft Forms und Power Automate zur Erfassung, Freigabe, Formatierung und Veröffentlichung von Updates aus dem Feld in unter fünf Minuten
Ein SharePoint-basierter Betriebskalender zur zentralen Erfassung anstehender Events und zur nahtlosen Verknüpfung von Informationen aus bestehenden Datenquellen
Operation Smile ist eine weltweit führende Hilfsorganisation, die sich dafür einsetzt, Lücken bei der medizinischen und chirurgischen Versorgung zu schließen – allen voran durch Operationen von Lippen-Kiefer-Gaumenspalten sowie einer ganzheitlichen Nachbetreuung. Die Organisation bündelt medizinische Expertise, Schulung, Mentoring, Forschung und Pflege durch engagierte Mitarbeitende sowie Ehrenamtliche rund um den Globus. In enger Zusammenarbeit mit lokalen Regierungen, Nichtregierungsorganisationen und Gesundheitssystemen – unterstützt durch großzügige Spender und Unternehmenspartner – schafft sie nachhaltige Strukturen in den jeweiligen Regionen. Weitere Informationen finden Sie unter operationsmile.org.
Valorem Reply, Teil der Reply Gruppe, ist ein prämierter Microsoft Cloud Solutions Partner. Das Unternehmen unterstützt Organisationen bei der Transformation zu intelligenten Unternehmen – durch KI-gestützte, cloudnative Lösungen, die auf messbaren Geschäftsergebnissen und nutzerzentriertem Design basieren. Mit hochspezialisierten Expertenteams, echtem gesellschaftlichem Engagement und der Leistungsfähigkeit von Microsoft-Technologien transformiert Valorem Reply sicher und zügig die Geschäftsprozesse seiner Kunden. Valorem Reply wurde 2024 als Microsoft Nonprofit Partner of the Year und 2025 als Inclusion Changemaker Partner of the Year ausgezeichnet.
Accelerator 365 von Reply ist eine Suite aus eigenständigen Apps und Lösungen, die sich nahtlos in bestehende SharePoint- und Microsoft-365-Umgebungen integrieren lassen. Sie erweitern die nativen Funktionalitäten um genau die Werkzeuge, die für die Bereitstellung eines erstklassigen Intranets erforderlich sind.