Ripensare l'HR di Intesa Sanpaolo con soluzioni AI
Una collaborazione vincente con Data Reply per ottimizzare l’accesso e la fruizione di policy aziendali e tante altre informazioni a disposizione dei dipendenti di Intesa Sanpaolo.
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La sfida
Rendere più accessibili tutte le informazioni a disposizione dei dipendenti di Intesa Sanpaolo
sCENARIO
Innovare i processi HR
In contesti aziendali sempre più digitalizzati, i dipartimenti HR si trovano ad affrontare sfide legate ad una grande mole di dati, policy e normative per i dipendenti distribuite su diversi portali e dunque difficilmente fruibili dai destinatari. Queste esigenze diventano ancora più rilevanti in realtà complesse come Intesa Sanpaolo, uno dei principali gruppi bancari europei, dove la struttura articolata e la varietà dei profili professionali richiedono strumenti e soluzioni capaci di garantire efficienza e immediatezza.
iL PROGETTO
L’AI a supporto dei dipendenti di tutto il Gruppo
Il progetto nasce nel contesto di una più ampia trasformazione, che conferma la centralità delle persone e contestualmente prevede importanti investimenti in AI per ridurre i costi operativi e mantenere il primato del Gruppo nell’efficienza operativa. In questo contesto, è nata la collaborazione con Data Reply per sviluppare un AI assistant pensato per supportare in modo concreto l’accesso e la fruizione delle informazioni ed efficentare i processi amministrativi. Questo assistente virtuale permette ai dipendenti di accedere rapidamente tutte le informazioni a loro dedicate attraverso un’interfaccia conversazionale. Il sistema, basato su tecnologia RAG (Retrieval-Augmented Generation), fornisce risposte precise, link diretti alle fonti e un sistema di feedback per migliorare continuamente la qualità delle informazioni. Per sviluppare l’AI assistant, Data Reply ha riorganizzato la gestione delle informazioni HR, creando un sistema strutturato e facilmente accessibile. I dati provenienti da documenti di diversa natura (PDF, HTML, immagini) sono estratti, processati e convertiti in un formato vettorizzato omogeneo, poi integrati in un repository centralizzato ottimizzato per garantire un accesso rapido ed efficiente.
Il sistema è connesso al layer AI interno di Intesa Sanpaolo, assicurando un’interazione fluida con i servizi aziendali e un accesso personalizzato ai dati in base ai criteri di visibilità definiti per ciascun ruolo.
Ad oggi, l’assistente virtuale è a disposizione di quasi 5000 colleghi, integrato con 3 diversi portali e risponde su più di 10000 contenuti di carattere generale, che si aggiornano ogni giorno, rispettando ruoli e visibilità del dipendente. Nel 2025 si prevede di introdurre la funzionalità di consultazione dei dati puntuali propri e di altri dipendenti, sempre rispettando le regole di accesso ai dati. La più ampia ambizione del progetto prevede poi l’integrazione, all’interno dell’assistente virtuale, dei molti processi amministrativi, completamente rivisti nell’ottica di maggiore efficienza e immediatezza. L’AI assistant è dunque una leva che abilita un nuovo modello operativo HR, in cui le Operations sono completamente automatizzate e in self-service e i professionisti della funzione sono sempre più focalizzati sul supporto al business, sull’abilitazione della trasformazione e sulla cura delle Persone.
i vantaggi
Efficienza e miglioramento delle attività HR
L’introduzione di soluzioni basate su AI migliora in modo concreto il lavoro del dipartimento HR di Intesa Sanpaolo, apportando benefici rilevanti sia in termini di efficienza operativa che di qualità dell’esperienza per dipendenti. In particolare nell’ambito HR, l’utilizzo dell’AI assistant sgrava i gestori dell'assistenza operativa e diminuisce drasticamente il numero di ticket ricevuti dall'assistenza. Si stima che l’adozione di questo strumento possa portare ad una sostanziale riduzione del carico di lavoro per il personale HR, che permetterà di liberare le risorse per attività più strategiche e ad alto valore aggiunto. Lo strumento migliora notevolmente l’employee experience, con un impatto positivo sulla soddisfazione dei dipendenti: i colleghi dispongono di un nuovo ed unico canale di interazione attraverso il quale accedere in modo rapido, semplice e immediato alle informazioni e alle operazioni amministrative, equivalente ad un risparmio di tempo dedicato a queste attività stimato del 70% e rimuovendo i tempi di attesa di risposta del gestore o dei colleghi di amministrazione. Questo nuovo strumento, inoltre, permette di promuovere la cultura dell'innovazione e della Generative AI all’interno del Gruppo.
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Il Gruppo Intesa Sanpaolo è uno dei principali gruppi bancari in Europa (95,7 miliardi di euro di capitalizzazione di mercato al 29 agosto 2025), con un forte impegno ESG, incluso sul clima, e un posizionamento ai vertici mondiali per l’impatto sociale. Intesa Sanpaolo è leader in Italia in tutti i settori di attività (retail, corporate e wealth management). Il Gruppo offre i propri servizi a circa 13,9 milioni di clienti avvalendosi di una rete di oltre 2.800 sportelli presenti su tutto il territorio nazionale con quote di mercato non inferiori al 12% nella maggior parte delle regioni. Intesa Sanpaolo ha una presenza internazionale strategica, con oltre 900 sportelli e circa 7,6 milioni di clienti, incluse le banche controllate operanti nel commercial banking in 12 Paesi in Europa centro-orientale e in Medio Oriente e Nord Africa e una rete internazionale specializzata nel supporto alla clientela corporate in 25 Paesi, in particolare nel Medio Oriente e Nord Africa e in quelle aree in cui si registra il maggior dinamismo delle imprese italiane.
Data Reply è la società del gruppo Reply specializzata in Big Data Analytics e Artificial Intelligence. Attraverso team multidisciplinari di specialisti in Big Data Engineering, Data Science e Intelligent Process Automation, Data Reply supporta le aziende di diversi settori nell'ottimizzazione dei processi attraverso la progettazione e l'implementazione di soluzioni, algoritmi quantistici e modelli di Machine Learning e Artificial Intelligence.