Employee Monthly Expenses

Soluzione che permette di automatizzare la creazione della nota spese a partire dagli stessi giustificativi, velocemente e senza bisogno di intervento manuale.

Employee Monthly Expenses

Scenario

I dipendenti in trasferta raccolgono di volta in volta le ricevute e a fine mese inseriscono all’interno del sistema gestionale aziendale le relative voci di spesa, indicando per ognuna i dati rilevanti (data, ammontare, tipologia, ecc.).

Nello scenario ipotizzato:

  • Il dipendente fotografa con il proprio smartphone la ricevuta / scontrino e lo invia a un apposito indirizzo mail aziendale;
  • Il sistema legge la mail con gli allegati e riconosce da ogni scontrino le informazioni di rilievo;
  • Si interfaccia con il sistema gestionale per inserire la voce di spesa nella nota spese del dipendente;
  • A fine mese il dipendente deve solamente verificare e confermare la nota spese precompilata automaticamente.

La soluzione

Acceleratore per la creazione automatica della nota spese per il dipendente mediante acquisizione delle ricevute tramite la fotocamera dello smartphone e l’invio ad una casella di posta dedicata ai fine della categorizzazione delle spese, dei controlli di congruità della nota spese inserita e della gestione della fase di approvazione completamente automatizzati.

Focus On

La compilazione della nota spese dei dipendenti e la raccolta dei relativi giustificativi è un processo manuale tedioso e soggetto ad errori.

Employee Monthly Expenses offre la possibilità di automatizzare i passi manuali di lettura degli scontrini e compilazione delle note, al fine di ridurre gli errori umani e i conseguenti ricicli interni tra amministrazione e dipendenti, con il conseguente snellimento e velocizzazione del processo.


Lo scenario attuale - Criticità

Attualmente il processo di gestione delle note spesa coinvolge direttamente sia il dipendente, in fase di inserimento, sia il personale amministrativo che deve manualmente controllare e verificare la bontà dei dati inseriti dai dipendenti a partire dalle ricevute.

Per ogni voce di spesa il personale di backoffice deve ripetere esattamente le stesse operazioni fatte dai dipendenti.

In caso di incongruenza la nota spese viene respinta, il dipendente deve correggere l’errore e risottomettere la nota per ulteriore verifica, e così via.


I casi d’uso sviluppati

Reply ha sviluppato un prototipo funzionante che consente di snellire e velocizzare il processo di gestione delle note spesa.

Tramite il proprio smartphone l’utente può:

  • Fotografare uno scontrino / ricevuta di spesa;
  • Inviare a un indirizzo mail predefinito una mail contenente vari scontrini, indicando nell’oggetto il mese di riferimento della nota spese.

Employee Monthly Expenses riceve le mail e le elabora in automatico:

  • Legge le informazioni presenti nei vari scontrini;
  • Si interfaccia con il sistema gestionale per inserire le voci di spesa identificate;
  • Fornisce una mail di risposta all’utente con le informazioni estratte.


L’architettura della soluzione

La soluzione tecnologica per Employee Monthly Expenses è costituita da un’applicazione batch che riceve le mail inviate dagli utenti e le elabora in modalità offline, rispondendo a questi ultimi sempre tramite mail.

L’integrazione con il sistema di gestione si basa su un protocollo di scambio delle informazioni basato su file csv: Employee Monthly Expenses produce in output un file che viene importato sul gestionale. Opzionalmente è prevista la possibilità di interfacciare direttamente il sistema aziendale con servizi REST / SOAP.

L’applicazione è realizzata in linguaggio Python, utilizzando le librerie open source OpenCV e Tesseract OCR per le funzioni di, rispettivamente, manipolazione delle immagini e riconoscimento del testo.


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