Purchasing Request Agent

Vereinfacht die Erstellung von Einkaufsanfragen durch KI-gestützte Beratung, Echtzeitvalidierung und nahtlose ERP-Integration.

#OperationalEfficiency #ProcurementAutomation #ComplianceAssurance #ERPIntegration

Geschäftliche Herausforderung

Die Erstellung von Einkaufsanfragen ist oft ein manueller und zeitaufwändiger Prozess, bei dem sich die Benutzer in komplexen Tools, Formularen und Compliance-Anforderungen zurechtfinden müssen. Fehler bei der Dateneingabe, falsch ausgerichtete Buchhaltungsinformationen und die Nichteinhaltung von Einkaufsrichtlinien verlangsamen den Prozess und verringern seine Effektivität. Diese Fehler können zur Überarbeitung von Rechnungen, zur Fehlzuweisung von Budgets und zu negativen Prüfungsergebnissen führen. Dadurch ist das Unternehmen finanziellen Sanktionen und Reputationsschäden ausgesetzt. Da die internen Erwartungen an schnellere und benutzerfreundlichere Beschaffungstools steigen, benötigen Unternehmen eine Lösung, die den Eingangsmanagementprozess vereinfacht und gleichzeitig die Unternehmensführung und Betriebskontrolle verbessert.

Überblick über die Lösung

Unser Purchasing Request Agent transformiert den Eingang von Einkaufsanfragen, indem er die Benutzer über eine dialogorientierte KI-Oberfläche durch den Prozess führt. Anforderer interagieren auf natürliche Weise mit dem System, um vollständige und konforme Anfragen zu erstellen — ohne komplexe Beschaffungsplattformen beherrschen zu müssen.

Ein System spezialisierter KI-Agenten validiert jede Anfrage in Echtzeit anhand der Einkaufsrichtlinien der Gruppe, hilft beim präzisen Hinzufügen von Buchhaltungsdaten und gewährleistet eine korrekte Warenklassifizierung. Dank direkter Aufrufe der ERP-Backend-Services liefert jede Suche — Lieferantenstatus, GL-Konto, Kostenstelle, WBS — Live-Daten ohne replizierte Datenbanken. Nach der Validierung generiert die Anwendung die Anfrage automatisch im ERP- oder eProcurement-System, wodurch manuelle Schritte vermieden und Fehler reduziert werden.

Zu den Hauptmerkmalen der Lösung gehören:

Erstellung von Gesprächsanfragen
Nutzer können Einkaufsanfragen durch Interaktion in natürlicher Sprache erstellen, was den Prozess der Eingangsverwaltung vereinfacht.

Abgleich von Katalogartikeln und Preislisten
Prüft, ob eine bestimmte Anfrage mit bereits ausgehandelten Produkten erfüllt werden kann, die entweder in einem Lieferantenkatalog oder auf einer ausgehandelten Preisliste enthalten sind. Mithilfe der Ähnlichkeitssuche werden alternative Lieferanten, Preislistenpositionen und Warengruppen in Echtzeit angezeigt
Automatische Richtlinienvalidierung
Stellt sicher, dass jede Anfrage den Beschaffungsrichtlinien der Gruppe entspricht. Ein spezieller KI-Agent überprüft die abgerufenen Stammdaten in Echtzeit.
Intelligente Unterstützung bei der Dateneingabe
Schlägt Benutzer genaue Buchhaltungs- und Warenklassifizierungsdaten vor, wodurch Nacharbeiten vermieden werden.
Nahtlose Systemintegration
Die Anfrage wird automatisch erstellt und im ERP- oder eProcurement-System übermittelt, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.
Verbesserte Compliance und Datenqualität
Standardisiert Eingaben und setzt die Unternehmensführung durch, um die Berichterstattung, Nachverfolgung und Auditfähigkeit zu verbessern.

Technische Umsetzung

Diese generative KI-Lösung wurde entwickelt mit:

Modulare Orchestrierung mehrerer Agenten
Jeder Agent übernimmt eine bestimmte Verantwortung (z. B. Beratung, Validierung, Datenanreicherung) innerhalb eines zustandsbehafteten Workflows, der kontrollierte und überprüfbare Interaktionen ermöglicht.
OData V4 und REST-Integrationsebene
Echtzeitzugriff auf Unternehmenssysteme über Standard-APIs, die sowohl Transaktions- als auch Stammdatenabfragen (Lieferanten, Katalogartikel, GL, Kostenstelle, WBS) unterstützen.
Semantischer Abruf durch Einbettungen und Lumping
Verwendet eine auf Einbettung basierende Ähnlichkeitssuche, um die Nutzerabsichten anhand von Katalogzeilen, Warengruppen und Buchhaltungselementen abzugleichen, auch bei Freitexteingaben.
Optionale ereignisgesteuerte Persistenz
Referenzdaten können asynchron über eine ereignisbasierte Synchronisierungsschicht zwischengespeichert werden, wodurch die Latenz reduziert und Backend-Systeme vor übermäßiger Belastung geschützt werden.
Backend-unabhängige strukturierte Ausgabe
Der Assistent generiert normalisierte Nutzlasten, die jeder ERP- oder Beschaffungssystemschnittstelle (z. B. PR- oder PO-Erstellungs-APIs) zugeordnet werden können, was eine nahtlose Downstream-Integration ermöglicht.

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