Datenschutzerklärung für Bewerber

Datum der Dokumentaktualisierung: Oktober 2026

Gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung und der UK GDPR (im Folgenden „GDPR“) zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten stellen Reply S.p.A., Reply Deutschland SE, Reply LTD (im Folgenden „Reply“, „wir“, „uns“) hiermit diese Datenschutzerklärung bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung. 

1. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage 

Ihre personenbezogenen Daten können zu den folgenden Zwecken und auf den folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet werden:  

a) Personalbeschaffung und -auswahl: zur Durchführung der erforderlichen Bewertungen im Hinblick auf die mögliche Begründung eines Arbeits- oder Vertragsverhältnisses mit einem der Unternehmen der Reply-Gruppe.
Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. 

Sofern Sie Ihre Einwilligung erteilen, werden Ihre Daten verarbeitet, um Sie in den Reply-Talentpool aufzunehmen, Sie bezüglich zukünftiger Stellenangebote zu kontaktieren, die unserer Meinung nach Ihren Fähigkeiten und Ihrer Erfahrung entsprechen, und Ihnen Einladungen zu Veranstaltungen im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung (z. B. Tage der offenen Tür, Reply Challenges, Hackathons und ähnliche Initiativen) zuzusenden. Die Erteilung der Einwilligung zu diesem Zweck ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf den Einstellungsprozess.  

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, die jederzeit widerrufen werden kann, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung beeinträchtigt. 

b) KI-gestützte Unterstützung für Personalverantwortliche bei der Kandidatenauswahl: Um Personalverantwortliche dabei zu unterstützen, zu beurteilen, inwieweit Ihre Bewerbung und Ihr Lebenslauf den Anforderungen einer bestimmten Stelle entsprechen, werden die von Ihnen während des Bewerbungsprozesses angegebenen Informationen – wie z. B. Ihre Fähigkeiten, Berufserfahrung, Ihr Standort und Ihre Ausbildung – analysiert.
Das KI-Tool ist eine interne Anwendung und kein Entscheidungsinstrument. Es wird nicht dazu verwendet, Ermessensentscheidungen im Bereich der Personalbeschaffung zu treffen, zu ersetzen oder wesentlich zu unterstützen. Geschulte Personalverantwortliche sind stets an der Bewertung beteiligt, sind für die Überprüfung der relevanten Informationen verantwortlich und treffen die alleinige Entscheidung über Ihre Einstellung. Das KI-Tool wurde anhand der geltenden Anforderungen an verantwortungsvolle KI geprüft. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht zum Trainieren des KI-Tools verwendet. 
Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen an der Verwaltung und Unterstützung eines Teils des Einstellungs- und Auswahlprozesses. 

c) Interaktives Erlebnis auf der Karriereseite: Damit Sie unter den verfügbaren Stellenangeboten diejenigen herausfiltern können, die Ihren Angaben entsprechen, die Sie während der Online-Gamification-Sitzung auf unserer Karriereseite gemacht haben.
Die Ergebnisse und Artefakte der Gamification werden ausschließlich zu Ihrer Nutzung bereitgestellt. Daher sind sie für unsere Personalverantwortlichen nicht einsehbar und haben keinen Einfluss auf den Auswahlprozess. Am Ende der Gamification können Sie sich entscheiden, sich auf eine der vorgestellten Stellen zu bewerben. Reply erhält lediglich Daten zu dieser Bewerbung, um die unter Punkt a) oben genannten Zwecke zu verfolgen. Die Nutzung des Tools ist freiwillig, und die Gamification kommt ohne KI aus.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung. 

d) Anfragen zur Personalbeschaffung: zur Beantwortung Ihrer Anfrage zu Themen der Personalbeschaffung, wenn Sie ein Reply-Kontaktformular außerhalb der Karriereseite auf reply.com absenden. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich; sollten Sie diese nicht angeben, können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht beantworten.
Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. 

e) Unterlagen vor Arbeitsantritt: Nach einer erfolgreichen Bewertung zur Bereitstellung aller Unterlagen, die zur Begründung des Arbeits- oder Vertragsverhältnisses erforderlich sind, wie z. B. Reisepass, Arbeitserlaubnis, Führerschein usw.
Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. 

f) Gesetzliche Verpflichtungen: zur Erfüllung spezifischer Verpflichtungen, die durch Gesetze oder andere verbindliche Vorschriften vorgeschrieben sind (z. B.  Steuerrecht, Sozialversicherungs- und Sozialschutzrecht, Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz, Recht der öffentlichen Ordnung und der öffentlichen Sicherheit).
Rechtsgrundlage: gesetzliche Verpflichtungen.

2. Erfasste personenbezogene Daten 

Wir können Ihre personenbezogenen Daten zu Rekrutierungszwecken entweder direkt von Ihnen oder von Dritten erhalten. Zu diesen Dritten können Personalvermittlungsagenturen, Jobbörsen und öffentlich zugängliche Websites wie LinkedIn sowie spezialisierte Unternehmen gehören, die den Einstieg von Hochschulabsolventen ins Berufsleben erleichtern.  

Zu den von uns erhobenen personenbezogenen Daten können Ihre Kontaktdaten, Ihr beruflicher Werdegang und Ihre Ausbildung, Ihre Fähigkeiten und beruflichen Qualifikationen sowie Aufzeichnungen über jegliche Interaktionen mit uns, einschließlich Vorstellungsgespräche und Tests, gehören. 

Sollten Sie nicht bereit sein, ausreichende Daten zur Unterstützung des Einstellungs- und Bewertungsprozesses bereitzustellen, können wir Sie nicht für die Begründung eines Arbeits- oder Vertragsverhältnisses berücksichtigen. 

Soweit dies für die in Abschnitt 1 genannten Zwecke erforderlich ist, können Ihre personenbezogenen Daten gemäß Artikel 9 der DSGVO auch besondere Kategorien von Daten umfassen, insbesondere Informationen über den Gesundheitszustand oder eine Behinderung, vorbehaltlich der geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen. 


3. Art der Datenverarbeitung 

Ihre Daten werden elektronisch gespeichert und unterliegen strengen Informationssicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Privatsphäre. Zugriff auf Ihre Daten haben ausschließlich diejenigen Personen, die direkt am Bewertungs- und Einstellungsverfahren beteiligt sind.

4. Aufbewahrungsfrist  

Reply speichert Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die Abwicklung und den Abschluss des Einstellungsverfahrens erforderlich ist, unter Einhaltung der geltenden Aufbewahrungspflichten.
Sofern Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Reply-Talentpool oder zum Erhalt von Informationen über Veranstaltungen im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung erteilt haben, können Ihre personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Aufbewahrungsfristen für einen längeren Zeitraum gespeichert werden.
Personenbezogene Daten, die über die „Interaktive Erfahrung auf der Karriereseite“ bereitgestellt werden, werden am Ende der Sitzung gelöscht und nicht von Reply gespeichert.
Personenbezogene Daten, die über ein Kontaktformular außerhalb der Karriereseite auf reply.com erfasst werden, um Ihre Anfrage im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung zu beantworten, werden bis zu 3 Monate ab dem Datum der Anfrage gespeichert.
Personenbezogene Daten können auch für einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden, sofern dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist. 

 
5. Empfänger der Daten  

Die personenbezogenen Daten, die zur Erreichung der im obigen Abschnitt „1 “ genannten Zwecke erhoben werden, können von jedem der Reply-Unternehmen als gemeinsam Verantwortlicher für die Verarbeitung gemäß Artikel 26 DSGVO abgerufen und verarbeitet werden. 

Innerhalb der Organisation jedes gemeinsam Verantwortlichen werden personenbezogene Daten von speziell befugten Personen verarbeitet, die am Einstellungsverfahren beteiligt sind, oder von Personen, an die die Übermittlung aufgrund spezifischer gesetzlicher Verpflichtungen erfolgt.  

In einigen Fällen können wir im Rahmen Ihres Bewertungsprozesses ein pseudonymisiertes Profil an einen potenziellen Reply-Kunden weitergeben. 

Die gemeinsam Verantwortlichen können externe Unternehmen mit der Erbringung von Dienstleistungen zur Erreichung der in Abschnitt 1 genannten Zwecke beauftragen. Diese Unternehmen werden gegebenenfalls gemäß Artikel 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter benannt. 

Falls Sie für eine Stelle bei einem Unternehmen der Reply-Gruppe außerhalb der EU/des Vereinigten Königreichs in Betracht gezogen werden, beachten Sie bitte, dass für diese Unternehmen möglicherweise andere Datenschutzgesetze gelten, was zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich machen kann. Wir werden Sie gegebenenfalls darüber informieren.  

Wann immer personenbezogene Daten aus einem EU- oder UK-Mitgliedstaat in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt diese Übermittlung im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Anforderungen. 

Abgesehen von den oben genannten Dritten werden Ihre personenbezogenen Daten nicht weitergegeben. 


6. Rechte der betroffenen Personen  

Sie haben das Recht, von jedem gemeinsam Verantwortlichen Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen und, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten oder die Einschränkung der Sie betreffenden Verarbeitung zu verlangen sowie der Verarbeitung zu widersprechen.  

Sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie außerdem das Recht auf Datenübertragbarkeit.  

Um die oben genannten Rechte auszuüben, können Sie die in Abschnitt 8 unten angegebenen Kontaktdaten nutzen.  

Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen. 


7. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter 

Reply S.p.A. (mit Sitz in Corso Francia 110, Turin), Reply Deutschland SE (mit Sitz in Bartholomäusweg 26, D-33334 Gütersloh), Reply LTD (mit Sitz in 38 Grosvenor Gardens, London SW1W 0EB) sowie ein oder mehrere Unternehmen der Reply-Gruppe sind gemäß Artikel 26 der DSGVO gemeinsam für diese Verarbeitung verantwortlich. 

Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten von Reply lauten:   

8. Weitere Kontaktdaten: für die Ausübung der Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können sich auch per E-Mail an die gemeinsam Verantwortlichen wenden: hr.privacy@reply.com oder DSB@reply.de für Reply Deutschland SE.