Automated Invoice

Automated invoice è la soluzione che permette di gestire in modo automatico il processo di ciclo passivo.

Invoice Automation

Scenario

Il processo di Ciclo Passivo prevede sia la registrazione della fattura ai fini contabili che la sua verifica di coerenza e valorizzazione con il corrispondente ordine d’acquisto/ddt/ricevimento. Tale verifica richiede il confronto tra ciascun line items dei due documenti (fattura e ordine d’acquisto/ddt/ricevimento).

Tale processo, volto a individuare possibili differenze, è gestito dalla maggior parte delle aziende in modo manuale, utilizzando documenti cartacei sia per la registrazione contabile sia per il confronto dei line items della fattura e quelli del ordine d’acquisto/ddt/ricevimento.

Il processo di registrazione contabile viene automatizzato con la rilevazione dei dati necessari alla registrazione contabile delle fatture (per totale fattura e/o per dettaglio riga) tramite adeguate soluzioni di Optical/Intelligent Character Recognition (OCR/ICR) con la predisposizione di flussi di contabilizzazione verso il sistema Gestionale/ERP aziendale.

La riconciliazione automatizzata avviene avvalendosi di una componente Machine Learning (IRIDE – Intelligent Reconciliation of Invoice and DElivery Notes) che effettua il confronto e il match tra i dati di dettaglio della fattura e i relativi dati di dettaglio degli ordini di acquisto/ddt/ricevimenti producendo il corrispondente output (sia in formato dati che in formato report).

La soluzione

Acceleratore per la gestione dell’intero processo di fatturazione, dall’automazione dell’inserimento dei dati contenuti in fatture alla verifica e riconciliazione automatizzata, tramite OCR e algoritmi di Machine Learning, delle fatture e delle relative note di spedizione con identificazione automatica dei motivi di eventuali discrepanze (es. prezzi e/o quantità differenti da quelle pattuite, ecc), basandosi non solo sui codici dei prodotti nei master anagrafici dei materiali.

Focus On

L’attenzione ai costi, all’efficienza e alla qualità dei processi sono i driver che guidano le imprese in questi anni. In ambito Finance & Accounting un focus particolare è rivolto ai processi di Registrazione e Verifica Fatture fornitori.

Automated invoice è la soluzione che consente di traguardare questi obiettivi, in quanto consente di gestire in modo automatico il processo di ciclo passivo dalla registrazione fino alla riconciliazione fra le fatture e l’ordine d’acquisto/ddt/ricevimento, evidenziando le differenze riscontrate.


Lo scenario attuale - Criticità

Il processo manuale richiede un’attività dispendiosa in termini di effort e tempi di processamento, passibile di errori e scarsa qualità dei dati. Oltre questi aspetti di inefficienza il processo manuale non consente di capitalizzare la conoscenza e il valore aggiunto derivanti dall’esecuzione ripetuta del processo.

L’alto costo di gestione, tanto più in contesti con elevati volumi di documenti, genera costi operativi elevati e non giustificabili rispetto al valore aggiunto che è in grado di produrre.

Inoltre il processo manuale, cartaceo e destrutturato risulta difficilmente governabile e controllabile sia in termini di efficienza che qualità delle informazioni gestite.


Automated invoice – Soluzione

La soluzione è applicabile alla gestione di diverse fattispecie di fatture e tipologie di processi di registrazione e riconciliazione. In particolare sono gestibili processi che prevedono:

  • Registrazione con aggancio dell’ordine d’acquisto/ddt/ricevimento;
  • Registrazione senza ordine d’acquisto;
  • Registrazioni che avvengono per totale fattura (castelletto IVA completo);
  • Registrazioni che avvengono con dettaglio di ogni singola riga;
  • Registrazione per centro di costo/punto vendita (o altri oggetti di contabilizzazione secondaria).

Una fattispecie particolare di fatture la cui registrazione può essere automatizzata è rappresentata dalle fatture di Utilities delle aziende che operano nel settore Retail, fatture per le quali la consuntivazione per punto vendita è necessaria per il controllo della marginalità di negozio. Tali fatture si caratterizzano per un formato abbastanza standardizzato nelle quali sono contenute le informazioni di ogni singolo punto vendita e per un numero elevato di pagine, crescente all’aumentare dei punti vendita da gestire. Tale automatizzazione consente alle Società di disporre con accuratezza e tempestività delle consuntivazioni per punto vendita, eliminando attività umane ripetitive ed a basso valore aggiunto.

L’uso di tecnologie evolute basate su OCR/ICR consente di estrarre e validare le informazioni dei documenti e l’uso di tecnologie evolute di Machine Learning consente di evidenziare e determinare le squadrature.

Gli output della soluzione sono:

  • Flusso automatico della registrazione (integrazione diretta con sistemi ERP);
  • Flusso automatico della riconciliazione (Discrepancy report e/o integrazione diretta con sistemi ERP).


I casi d’uso sviluppati

Registrazione Automatizzata fatture (Merci/Servizi) con aggancio ordine d’acquisto/ddt/ricevimento:

Tramite OCR/ICR: validazione dei dati della lettura automatica della testata e delle linee del documento cartaceo con base dati del sistema gestionale/ERP (es: anagrafica fornitori, elenco ordini d’acquisto, ddt, aliquote IVA, ecc.) per generare un flusso di contabilizzazione integrato.

Riconciliazione Automatizzata fatture merci o servizi:

Utilizzando i dati del processamento OCR per line items, la soluzione di ML IRIDE rende possibile individuare le differenze fra fatture e aggancio ordine d’acquisto/ddt/ricevimento producendo flussi di dati verso il sistema gestionale/ERP del cliente e/o una reportistica di riconciliazione, disponibile per le lavorazioni dell’utente e per la condivisione con altre aree aziendali (es. ufficio commerciale, acquisti) o con il fornitore per la risoluzione delle anomalie.

Registrazione Automatizzata fatture Utilities con registrazione nel sistema ERP:

Trasformazione delle fatture cartacee in formato PDF e, da tale formato, trasformazione in un formato txt destrutturato. Tramite Smart OCR/ICR riconoscimento delle informazioni (tramite parole chiave, logiche semantiche, talvolta regole ed applicazione di algoritmi) a livello di singolo punto vendita e totale fattura per i relativi controlli di correttezza, ed inserimento di logica (utilizzando Python) per la transcodifica delle informazioni (da codice punto vendita a centro di costo, codice iva, conti contabili, ecc.) nel linguaggio del sistema contabile. Generazione dei dati per l’eventuale validazione da parte dell’utente o la diretta generazione del flusso di contabilizzazione nel sistema contabile / ERP.


L’architettura della soluzione

L’architettura comprende 4 macro-componenti:

  • Componente OCR/ICR: le soluzioni non si basano, in generale, su regole predefinite e definizione di template ma su logiche semantiche e tecnologie di auto apprendimento e adaptive che capitalizzano le attività di processamento;
  • Componente OCR/ICR LineItems: soluzione di riconoscimento dei line items, anche su dati non strutturati, con auto apprendimento e performance di riconoscimento crescenti nel tempo;
  • Componente Machine Learning (IRIDE): IRIDE è basata su librerie Scikit-Learn di apprendimento automatico sviluppato in Python;
  • Componente di riconciliazione (Discrepancy Report): l’interfaccia web di riconciliazione per l’estrazione del report di riconciliazione è sviluppata in linguaggio ASP.net MVC.

La soluzione è implementata sia su db Microsoft SQLServer sia su Oracle.


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