Datum der Dokumentaktualisierung: November 2022
Gemäß Artikel 13 der EU Datenschutz-Grundverordnung und der UK-GDPR (im Folgenden “GDPR” genannt) zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten stellen Ihnen Reply S.p.A., Reply Deutschland SE und Reply LTD (im Folgenden „Reply“) die Datenschutzerklärung über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung.
Gemeinsam mit einer oder mehreren Gesellschaften der Reply Gruppe ist Reply der gemeinsame Verantwortliche für diese Verarbeitung, die durch Artikel 26 GDPR geregelt wird. Sie können Einzelheiten zu den Gesellschaften der Reply Gruppe anfordern, indem Sie sich wie unten beschrieben an Reply wenden.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen oder von Dritten zu Bewerbungszwecken erhalten. Zu diesen Dritten können Personaldienstleister, Jobbörsen und öffentlich zugängliche Websites, wie LinkedIn, sowie spezialisierte Unternehmen zählen, die Absolventen den Einstieg in das Berufsleben erleichtern. Die von uns erfassten Daten können Ihre Kontaktdaten, Ihre Ausbildung, Ihren beruflichen Werdegang, Ihre Kompetenzen und beruflichen Qualifikationen sowie Aufzeichnungen über jegliche Interaktion mit uns, darunter Bewerbungsgespräche und Tests, einschließen.
1. Zweck und Verarbeitungstätigkeit / Rechtsgrundlage
Ihre Daten werden ausschließlich zu den folgenden Zwecken gespeichert und verarbeitet:
a) Durchführung der notwendigen Beurteilungen, damit gegebenenfalls ein Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnis mit einer der Gesellschaften der Reply Group begründet werden kann. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
b) nach einer erfolgreichen Beurteilung Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen zur Begründung des Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnisses, wie Reisepass, Arbeitsgenehmigung, Führerschein etc. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
c) Erfüllung konkreter, durch Gesetze oder andere verbindliche Verordnungen vorgeschriebener Verpflichtungen (z.B. Steuer-, Sozialversicherungs- und Sozialschutzrecht, Recht über die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz, den Gesundheitsschutz sowie die öffentliche Ordnung und Sicherheit). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: rechtliche Verpflichtungen.
Zur Erreichung der oben genannten Zwecke ist es mitunter erforderlich, die in Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b DSGVO als „besonders“ definierten Daten zu erfassen und zu verarbeiten. Dies kann insbesondere Informationen über den Gesundheitszustand und Behinderungen im Einklang mit dem einschlägigen Arbeitsrecht umfassen
2. Bereitstellung der Daten
Wenn Sie nicht zur Übermittlung ausreichender Daten für die Durchführung des Bewerbungs- und Beurteilungsverfahrens bereit sind, können wir Sie bei unserer Auswahl zur Begründung eines Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnisses leider nicht berücksichtigen.
3. Verarbeitungsverfahren / Aufbewahrungsfrist
Ihre Daten können elektronisch gespeichert werden und unterliegen strengen Informationssicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Privatsphäre. Auf Ihre Daten können nur die Personen zugreifen, die unmittelbar am Bewertungs- und Einstellungsverfahren beteiligt sind.
Wenn Sie anschließend bei Reply als Mitarbeiter oder als Freelancer starten, erhalten Sie eine separate Datenschutzerklärung, die sich auf die Speicherung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten während der Zeit Ihrer Beschäftigung bezieht.Anderenfalls werden Ihre Daten für drei Jahre ab der letzten Aktualisierung aufbewahrt, es sei denn, Sie verlangen ausdrücklich ihre Löschung.
4. Datenempfänger
Die zur Erreichung der in Punkt 1 genannten Zwecke erfassten Daten können von allen Gesellschaften der Reply Gruppe als gemeinsame Verantwortliche für die Verarbeitung im Sinne von Artikel 26 DGSVO verwendet werden.
Innerhalb der Organisation eines jeden gemeinsamen Verantwortlichen werden die personenbezogenen Daten durch Personen verarbeitet, die speziell dazu ernannt und für das Profil des Bewerbers verantwortlich sind und eine Beurteilung des Bewerbers durchzuführen versuchen, bzw. durch alle Personen, denen diese Daten auf der Grundlage einschlägiger rechtlicher Verpflichtungen mitgeteilt werden müssen.
In einigen Fällen können wir im Rahmen Ihrer Bewertung ein pseudonymisiert Profil mit einem potenziellen Kunden teilen.
Die gemeinsamen Verantwortlichen können für die Erreichung der in Punkt 1 genannten Zwecke externe Dienstleister einsetzen. Alle diese Unternehmen gelten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 DGSVO.
Wenn Sie für eine Stelle bei einer Gesellschaft der Reply Group außerhalb der Europäischen Union/des vereinigten Königreichs in Erwägung gezogen werden, beachten Sie bitte, dass diese Gesellschaften anderen Datenschutzbestimmungen unterliegen können, was zusätzliche Vorkehrungen und Einwilligungen erforderlich machen könnte. Wir werden Sie soweit erforderlich darüber informieren.
Bei einer Übermittlung der personenbezogenen Daten von Mitgliedstaat der EU oder des vereinigten Königreichs an ein Drittland wird die Übermittlung durch im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen durchgeführt.
5. Weitergabe der Daten
Neben den oben genannten Dritten werden Ihre Daten nicht an andere Parteien weitergegeben.
6. Rechte betroffener Personen
Sie haben gegenüber jedem gemeinsamen Verantwortlichen das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und, soweit die Voraussetzungen erfüllt sind, die Änderung oder Löschung Ihrer Daten oder die Einschränkung der Ihre Person betreffenden Verarbeitung zu verlangen oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.
Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Für Mitteilungen zur Ausübung der oben genannten Rechte verwenden Sie bitte die in Punkt 8 unten genannten Kontaktdaten.
Sie können bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einlegen.
7. Verantwortlicher / Datenschutzbeauftragter (DSB) / Datenschutz-Koordinator
Reply S.p.A. (mit eingetragenem Sitz in Corso Francia 110, Turin), Reply Deutschland SE (mit eingetragenem Sitz in Bartholomäusweg 26 D-33334 Gütersloh), Reply LTD (mit eingetragenem Sitz in 38 Grosvenor Gardens, London SW1W 0EB) zusammen mit einem oder mehreren Unternehmen der Reply-Gruppe sind die gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen im Sinne von Artikel 26 DSGVO.
Die Kontaktdaten der Reply Datenschutzbeauftragten lauten wie folgt:
DSB Deutschland: dpo.de@reply.de
DSB Italien: dpo.it@reply.it
DSB Vereinigtes Königreich: dpo.uk@reply.com
8. Kontaktdaten für die Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen können die gemeinsamen Verantwortlichen auch per E-Mail an hr.privacy@reply.com oder an DSB@reply.de für die Reply Deutschland SE kontaktieren.