Employee Monthly Expenses

Employee Monthly Expenses ist eine Softwarelösung, mit deren Hilfe sich eine Spesenabrechnung anhand von Belegen schnell und ohne manuellen Eingriff automatisch generieren lässt.

Employee Monthly Expenses

SZENARIO

Die Mitarbeiter sammeln auf ihren Dienstreisen nach und nach alle Belege und geben die einzelnen Ausgabeposten zum Monatsende in ein operatives Verwaltungssystem ein, wobei für jeden einzelnen Posten die entsprechenden Daten einzutragen sind (Datum, Betrag, Art der Auslage usw.).

Das vorgestellte Verfahren:

  • Der Mitarbeiter fotografiert mit seinem Smartphone die Quittung/den Kassenbeleg und sendet dieses Foto an eine vorbenannte E-Mail-Adresse seines Unternehmens;
  • Das System liest die E-Mail einschließlich der Anlagen ein und erkennt auf jedem Beleg die erforderlichen Erfassungsdaten;
  • Durch Interaktion mit dem Verwaltungssystem wird der Ausgabeposten in die Spesenabrechnung des Mitarbeiters eingetragen;
  • Zum Monatsende braucht der Mitarbeiter die automatisch erstellte Spesenabrechnung dann nur noch zu überprüfen und zu bestätigen.

Lösung

Employee Monthly Expenses als Vorreiter für die automatische Generierung der Spesenabrechnung des Mitarbeiters durch Erfassung der über das Smartphone des Mitarbeiters eingegangenen und an ein vorbenanntes E-Mail-Postfach versandten Belege zur vollkommen automatisierten Kategorisierung der Ausgaben, zur Kontrolle der Exaktheit der Spesenabrechnung sowie zur Abwicklung der Genehmigungsphase.

Focus On

Die Erstellung der Spesenabrechnung der Mitarbeiter sowie die Sammlung der entsprechenden Belege ist ein manueller, mühsamer und fehleranfälliger Prozess.

Employee Monthly Expenses bietet die Möglichkeit, die manuellen Schritte des Einlesens der Belege und die Erstellung der Spesenabrechnung zu automatisieren, um auf diese Weise Fehler und die daraus entstehende Doppelbearbeitung durch Verwaltung und Mitarbeiter zu reduzieren und so das gesamte Verfahren zu vereinfachen und zu beschleunigen.


Das aktuelle Szenario − Kritikpunkte

Derzeit sind am Prozess der Erstellung der Spesenabrechnung sowohl der Mitarbeiter (Eintragungsphase) als auch der Verwaltungsmitarbeiter direkt beteiligt, wobei Letzterer die Korrektheit der von den Mitarbeitern anhand der Belege eingegebenen Daten manuell abgleichen und überprüfen muss.

Für jeden Ausgabeposten muss das Backoffice-Personal nochmals genau die gleichen Vorgänge wiederholen, die die Mitarbeiter auch schon durchgeführt haben.

Stimmen die Daten nicht überein, wird die Spesenabrechnung zurückgewiesen. In diesem Fall hat der Mitarbeiter anschließend den Fehler zu korrigieren und die Spesenabrechnung für eine nochmalige Überprüfung erneut einzureichen usw.


Anwendungsfälle

Reply hat einen einsatzbereiten Prototypen entwickelt, der es ermöglicht, den Prozess der Erstellung und Verwaltung von Spesenabrechnungen zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Mithilfe seines Smartphones kann der Nutzer:

  • Ein Foto von einem Kassenbeleg bzw. einer sonstigen Spesenquittung erstellen;
  • An eine vorgegebene E-Mail-Adresse eine E-Mail mit den verschiedenen Belegen senden, wobei im Betreff der Bezugsmonat für die Spesenabrechnung anzugeben ist.

Employee Monthly Expenses empfängt die E-Mails und bearbeitet sie automatisch:

  • Employee Monthly Expenses liest die in den verschiedenen Belegen enthaltenen Informationen ein;
  • Employee Monthly Expenses verbindet sich mit dem Verwaltungssystem, um die identifizierten Ausgabeposten einzutragen;
  • Employee Monthly Expenses übersendet dem Nutzer eine Antwort-Mail mit den entnommenen Informationen.


Die Lösungsarchitektur

Die technologische Lösung für Employee Monthly Expenses besteht aus einer Batch-Anwendung, die von den Nutzern übersandte E-Mails empfängt, diese offline bearbeitet und anschließend den Nutzern eine Antwort-Mail zukommen lässt.

Die Integration in das Verwaltungssystem basiert auf einem Protokoll über den Austausch von Informationen in Form einer CSV-Datei: Employee Monthly Expenses produziert als Output eine Datei, die in das Verwaltungssystem importiert wird. Optional wird auch die Möglichkeit angeboten, über die Dienste REST/SOAP direkt mit dem Kundensystem zu interagieren.

Die Anwendung wurde mit Python realisiert, wobei die Open-Source-Bibliotheken OpenCV und Tesseract-OCR für die Bildverarbeitung bzw. die Texterkennung verwendet werden.


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