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Souveraineté numérique dès la conception : construire une infrastructure de formulaires de l'UE résiliente
Les institutions européennes peuvent promouvoir la souveraineté numérique et des services publics résilients en modernisant l'infrastructure des formulaires avec des flux de travail numériques sécurisés, interopérables et automatisés.
Pour les institutions et agences européennes, les formulaires numériques sont devenus l'interface principale de la collaboration interinstitutionnelle, des flux de travail réglementaires et des opérations administratives transfrontalières. Chaque demande de subvention, déclaration de conformité, notification de lieu de travail ou procédure administrative transfrontalière commence par un formulaire, rendant la qualité de cette interaction centrale à la confiance du public et à l'efficacité institutionnelle.
Alors que le secteur public européen accélère son agenda de transformation numérique, le défi est de construire une infrastructure numérique souveraine, interopérable et résiliente. Lors d'un récent webinaire organisé par Adobe et Reply, des experts ont exploré comment les institutions de l'UE peuvent moderniser les écosystèmes de formulaires en utilisant Adobe Experience Manager Forms tout en s'alignant sur les priorités européennes.
Pourquoi l'infrastructure des formulaires est-elle devenue stratégique pour l'Europe ?
Les formulaires et documents restent la « porte d'entrée » de l'administration publique. Pourtant, de nombreuses organisations du secteur public continuent de s'appuyer sur des flux de travail fragmentés, des PDF statiques et des processus manuels. Les processus impliquent souvent des systèmes déconnectés, une validation manuelle répétitive et des échanges composés de nombreux documents qui ralentissent l'efficacité opérationnelle et augmentent le risque d'erreurs.
Pour les institutions opérant dans le cadre réglementaire de l'UE, la complexité est encore plus grande. Les administrations publiques doivent simultanément se conformer au RGPD, aux exigences eIDAS, aux réglementations d'accessibilité et aux normes d'interopérabilité.
C'est ici que la souveraineté numérique devient de plus en plus importante. La résidence des données, la gouvernance et la confiance sont désormais des exigences stratégiques pour toute infrastructure de service numérique moderne.
En même temps, l'interopérabilité est devenue essentielle au fonctionnement des services publics européens. Les institutions ont besoin d'une infrastructure capable de permettre un échange d'informations fluide entre les agences, les États membres et les systèmes backend tout en maintenant des normes strictes de conformité et de sécurité.
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De l'administration papier à des services numériques résilients
Le webinaire a mis en avant une initiative de transformation à grande échelle réalisée par Reply pour une grande agence gouvernementale italienne responsable de la protection des travailleurs et de la gestion des accidents du travail. L'organisation sert des millions de travailleurs et plus d'un million d'entreprises tout en gérant des milliards d'euros de contributions et d'avantages chaque année.
L'agence a été confrontée à de nombreux défis familiers dans le secteur public européen. Les processus existants reposaient fortement sur des formulaires papier, des flux de documents fragmentés et une saisie manuelle répétitive des données.
Les utilisateurs devaient télécharger, imprimer et remplir manuellement des documents avant de les soumettre à nouveau par des canaux administratifs déconnectés. En interne, le personnel devait souvent ressaisir des informations dans plusieurs systèmes, augmentant le risque d'erreurs, de retards et d'inefficacités opérationnelles.
Pour résoudre ces problèmes, l'organisation a lancé une large initiative de transformation numérique basée sur Adobe Experience Manager Forms. Le projet s'est concentré sur le remplacement des PDF statiques par des formulaires numériques intelligents et guidés capables d'offrir une expérience plus intuitive et centrée sur l'utilisateur.
La transformation a introduit des formulaires web adaptatifs qui affichent dynamiquement uniquement les champs pertinents en fonction de l'interaction de l'utilisateur. Les capacités de préremplissage permettaient de remplir automatiquement les données à partir des systèmes existants, réduisant ainsi considérablement la saisie répétitive et les tâches administratives. Les utilisateurs ont également eu la possibilité de sauvegarder des brouillons et de reprendre les soumissions plus tard, améliorant à la fois l'utilisabilité et le processus.
L'agence a également automatisé ses workflows de bout en bout, intégrant des systèmes backend pour soutenir le traitement des soumissions, la génération de documents, les processus de paiement et l'extraction de données. En connectant plusieurs systèmes dans un écosystème numérique unifié, l'organisation a réduit l'intervention manuelle tout en améliorant la rapidité opérationnelle et la qualité des données.
La normalisation comme fondement de la résilience
L'un des aspects les plus importants du projet était l'effort de standardiser la génération de documents à travers l'organisation. Les grandes administrations publiques fonctionnent souvent avec de nombreux départements utilisant différents modèles, outils et processus, créant ainsi une fragmentation et des expériences citoyennes incohérentes.
Pour résoudre ce défi, Reply a mis en œuvre la possibilité de générer des documents de manière centralisée, basée sur une API, construite sur Adobe Experience Manager Forms. Cela a créé un cadre unifié permettant aux départements de générer, fusionner et gérer des documents en utilisant des modèles standardisés et des composants réutilisables.
Le résultat s'est traduit par la création d'une infrastructure de formulaires plus cohérente et résiliente, capable de supporter des milliers d'interactions chaque mois avec une fiabilité améliorée et des taux d'erreur réduits. L'architecture standardisée a également renforcé la gouvernance tout en rendant les services de l'agence plus reconnaissables et cohérents pour les citoyens.
L'accessibilité était un autre élément critique de la transformation. L'organisation a développé des composants accessibles réutilisables et des modèles PDF conformes à la loi européenne sur l'accessibilité. Cela a garanti que les formulaires numériques et les documents générés pouvaient être utilisés de manière inclusive par différents groupes d'utilisateurs et appareils.
Le projet a finalement livré plus de soixante-dix formulaires adaptatifs et soixante-dix modèles PDF entièrement accessibles tout en intégrant plus de dix systèmes backend et plus de vingt API dans l'écosystème numérique plus large de l'organisation. Les vitesses d'exécution des processus ont considérablement augmenté tandis que les tailles des documents ont été réduites de manière spectaculaire, améliorant à la fois l'efficacité opérationnelle et la gestion du stockage.
Conformité, sécurité et interopérabilité dès la conception
Un thème central tout au long du webinaire était l'importance d'intégrer la conformité et la sécurité directement dans l'architecture des services numériques.
Adobe Experience Manager Forms a été présenté comme une plateforme conçue pour soutenir des flux de travail numériques sécurisés tout en aidant les institutions à répondre aux normes élevées attendues dans le secteur public européen. Des fonctionnalités telles que les pistes de vérification, les intégrations sécurisées, la gouvernance des données et le support des signatures électroniques contribuent à des cadres de conformité plus solides et à des interactions citoyennes plus fiables.
La plateforme soutient également l'objectif européen d'interopérabilité en permettant un échange de données fluide entre systèmes et institutions. Plutôt que d'exiger la soumission répétée des mêmes informations à travers les départements et les flux de travail, une infrastructure de formulaires intégrés permet aux administrations de capturer les données une fois et de les réutiliser en toute sécurité dans les processus opérationnels. Cette approche « collecter une fois, utiliser plusieurs fois » est de plus en plus alignée avec les ambitions de l'Europe de simplifier l'administration publique tout en réduisant la charge administrative pour les institutions et les utilisateurs.
Accélérer la transformation avec l'automatisation intelligente
Une autre capacité clé mise en avant lors du webinaire était la conversion automatique de formulaires alimentée par l'IA Adobe Sensei. Cette fonctionnalité permet aux organisations de transformer automatiquement des PDF statiques existants en formulaires numériques adaptatifs, accélérant ainsi considérablement les programmes de modernisation.
Le système peut reconnaître les champs, les tableaux, les étiquettes et les éléments structurels au sein des documents avant de les convertir en formulaires numériques réactifs qui peuvent être améliorés avec des règles de validation, des intégrations et des flux de travail dynamiques.
Pour les institutions de l'UE gérant de grands inventaires de documents, ce type d'automatisation offre une opportunité majeure de moderniser rapidement les services sans avoir à reconstruire chaque formulaire manuellement depuis le début.
La dimension multilingue est tout aussi importante dans le contexte européen. Adobe Experience Manager Forms prend en charge des flux de travail de traduction qui permettent aux institutions de déployer des formulaires dans plusieurs langues de l'UE de manière efficace. Cette capacité aide les agences à étendre leurs services plus rapidement tout en soutenant l'inclusivité et l'accessibilité à travers les États membres.
Construire la prochaine génération de services publics européens
Le message plus large d'Adobe et de Reply était clair : le secteur public européen doit aller au-delà d'une administration fragmentée, reposant sur du papier pour une prestation de services numérique par défaut, construite sur une infrastructure sécurisée, interopérable et souveraine.
L'infrastructure des formulaires modernes devient un élément fondamental des stratégies gouvernementales numériques résilientes capables de soutenir des interactions de confiance entre les institutions, les agences et les États membres à grande échelle.
Alors que les agences européennes continuent de naviguer dans une complexité réglementaire croissante, des pressions en matière de cybersécurité et des attentes citoyennes grandissantes, l'investissement dans une infrastructure numérique souveraine jouera un rôle déterminant dans l'avenir de la prestation de services publics.
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Comwrap Reply
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