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Zentis é uma empresa de tradição, fundada em 1893 em Aachen (Alemanha) e até hoje de propriedade da mesma família. É uma das principais empresas de processamento de frutas da Europa e um parceiro inovador e de alto nível para a indústria de processamento de alimentos. Atualmente, Zentis é a segunda maior empresa do setor de geleias e alimentos matinais da Alemanha.
Dos três mercados abastecidos pela Zentis, o varejo é de longe o mais difícil – pelo menos em termos de gestão de preços e condições de venda. Isso acontece porque, nesse setor, o preço de base é muito diferente do preço final pago pelo cliente, tornando essa interação extremamente complexa. A equipe de vendas que trabalha no setor de varejo precisa fazer malabarismo para calcular diversas condições como comissões percentuais variáveis, bônus de produção pré-determinados, ofertas especiais fixas, entre outras. Para tornar as coisas ainda mais difíceis, tais acordos não são apenas feitos por um escritório, por exemplo, o escritório central de um fornecedor de alimentos, mas também com diversas filiais.
A Zentis decidiu que um banco de dados compartilhado, como única fonte de informações para os departamentos de vendas, controle financeiro e contábil ajudaria a resolver a situação. O banco de dados teria que ajudar a estabelecer plena transparência sobre preços e condições, bem como facilitar o planejamento de vendas, desde o planejamento de médio prazo até aquele anual, da previsão ao giro de vendas.
A Zentis procurou os especialistas de TI da 4brands Reply para desenvolver este database e uma série de outras ferramentas. Durante os primeiros workshops com as equipes de controle financeiro, contabilidade e vendas, foram identificadas não só as diferentes necessidades, mas também alguns limites. “O sistema anterior, desenvolvido ao longo de muitos anos, não poderia ser rapidamente simplificado e unificado”, lembrou Biermann. “A estrutura não-homogênea precisava ser claramente representada na nova solução”, ele disse ao explicar uma exigência importante feita pela Zentis para a solução de TI.
O passo sucessivo na implementação do projeto foi a substituição do antigo database Access, no qual os funcionários do departamento de vendas da Zentis eram, anteriormente, obrigados a incluir todas as reduções de lucros. Assim que esse passo foi finalmente concluído não havia mais diferenças entre o setor de vendas e o de controle financeiro. O banco de dados compartilhado com o controle financeiro, contabilidade e vendas foi exaustivamente testado.
Apesar de algumas solicitações não terem sido atendidas devido à complexidade do gerenciamento de condições do setor varejista e da Zentis, Stephan Biermann está muito satisfeito com o que foi realizado até agora. Ele não tinha, porém, contado com as altas exigências de treinamento resultantes da maior visibilidade sobre determinadas tarefas de contabilidade para o departamento de vendas. Mesmo com o conceito de autorização e controle de workflow suportada pela TI, segundo Biermann, eram necessárias soluções pragmáticas, as quais o gerente de projeto acredita ser melhor do que simplesmente “seguir as instruções”. A “avaliação dos efeitos financeiros nas alterações de condições” chegou ao nível otimizado de automatização como diz Biermann. “Graças à otimização da ferramenta de simulação, agora é muito mais fácil prever quais efeitos terão determinadas medidas”, explica um funcionário da Zentis a respeito de como a nova ferramenta ajuda a compreender as consequências de uma mudança.
Quando perguntado sobre os fatores de sucesso do projeto de TI, Dirk Vonhoegen responde rapidamente: “O segredo foi a união de todo o nosso conhecimento de gestão de negócios com o extenso know-how técnico e grande experiência em implementações da 4brands Reply”. Como se pode notar, esse projeto já foi um grande sucesso e esperamos ver muito mais, à medida que a Zentis utiliza o seu novo e melhorado sistema de TI para atingir suas metas.