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Zentis est une entreprise leader en Europe dans le domaine de la transformation des fruits, ainsi qu'un partenaire productif et novateur pour l'industrie de la transformation. Elle occupe actuellement la deuxième place en Allemagne dans le domaine des confitures et produits tartinables.
Sur les trois marchés sur lesquels Zentis est active, celui de la vente au détail est de loin le plus complexe - au moins en ce qui concerne la gestion des prix et des conditions de vente. Cela est dû au fait qu'il s'agit d'un domaine dans lequel le phénomène de la différence entre le prix d'exercice et le prix final payé par le client s'est le plus consolidé. Les vendeurs travaillant dans le commerce, jonglent avec les commissions dont les pourcentages sont variables, les primes de rendement prédéterminées, les offres spéciales fixes et de nombreuses autres conditions. À cela s'ajoute, pour compliquer les choses, le fait que ces accords ne sont pas signés uniquement avec le siège central d'un exploitant du secteur alimentaire mais souvent aussi avec les filiales et les sièges régionaux.
Zentis a donc considéré que, pour éliminer ces conditions générant de l’insatisfaction, la clé de voûte consistait en une base de données commune - la seule «source de vérité» - pour leurs services des ventes, des contrôles et de la comptabilité. La base de données devrait permettre d'établir une transparence totale sur les prix et les conditions de vente et faciliter également la planification des ventes - à moyen terme jusqu'à la planification annuelle, les prévisions et les rotations de vente.
Tel était le défi ardu auquel était confronté 4brands Reply quand Zentis a embauché les spécialistes de l'informatique. Lors du premier atelier, dans lequel les services du contrôle, de la comptabilité et de la vente étaient représentés, les différents besoins des secteurs, mais aussi certaines limites ont été détaillées. «Le système de conditions développé au fil des ans ne pouvait pas être simplifié et unifié dans un court laps de temps», explique Stephan Biermann. Il l’explique en ces termes «La structure non-homogène doit être démontée intégralement dans la nouvelle solution», une condition préalable posée par Zentis pour la solution informatique.
La phase suivante de la mise en œuvre du projet - le remplacement de l'ancienne base de données Access, dans lequel le personnel des ventes de Zentis devait enregistrer toutes les réductions de recettes - est à son tour déjà terminée.
Même s'il n'a pas été possible de satisfaire certaines demandes, vu la complexité de la gestion des conditions de vente dans le commerce de détail et chez Zentis, Stephan Biermann est très satisfait des résultats obtenus jusqu'à présent. C'était sans compter avec les exigences élevées en termes de formation que nécessitait le transfert de certains aspects du service de la comptabilité vers le service des ventes. Même en ce qui concerne la notion d'autorisation et le soutien de l'informatique dans le contrôle du flux de travail, il a été nécessaire d'adopter, selon Stephan Biermann, des solutions pragmatiques que le gestionnaire de projet considère comme une amélioration plutôt que de suivre la doctrine de solutions toutes faites. Un autre aspect qui ne peut pas encore être automatisé est «l'évaluation des effets financiers en fonction des variations des conditions de vente», dit Stephan Biermann. «Grâce à l'outil de simulation optimisée il est cependant beaucoup plus facile de prévoir quels effets correspondent à certaines mesures», explique le directeur de Zentis, à propos de l'aide fournie par le nouvel outil pour limiter les conséquences des changements.
Interrogé sur les facteurs de réussite du projet informatique, Dirk Vonhoegen n'a pas hésité. «Nous avons mis d’un côté de la balance toute la connaissance de notre entreprise dans le domaine économique et 4brands Reply a déployé de l'autre côté de la balance son savoir-faire technique pointu, associé à sa vaste expérience dans les transformations». Avec, on peut le constater, un grand succès, puisque la réalisation des objectifs de Zentis se profile déjà comme un modèle gagnant.