Input-Management & Intelligent Document Processing (IDP)

Jeder Eingang kommt bereits erkannt, geprüft und angereichert an — bevor ihn jemand öffnet.

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Präzise Erkennung am Posteingang

Alle Eingangskanäle laufen an einer Stelle zusammen — Post, E-Mail, Scan und digitale Kanäle. Klassifikation, Extraktion und Validierung geschehen automatisch, unterstützt durch mehrere spezialisierte Bausteine; generative KI hebt die Erkennungsrate zusätzlich an.

Was am Eingang passiert, entscheidet über alles Weitere: Je präziser hier klassifiziert und extrahiert wird, desto mehr Vorgänge lassen sich anschließend vollautomatisiert abschließen — und desto weniger Fälle landen unnötig bei einem Sachbearbeiter.

Mehr als "Dokumente lesen"

Ein Eingänge sind selten eindeutig: Eine E-Mail enthält mehrere Anliegen, ein Anhang trägt keinen sprechenden Namen, ein Nachtrag ändert den Kontext. Klassische Texterkennung stößt hier an Grenzen — Macros Reply kombiniert deshalb mehrere Erkennungsmechanismen, statt sich auf einen zu verlassen.

Das Ergebnis: Ein Vorgang kommt nicht als loses Dokument an, sondern bereits angereichert mit allem, was die weitere Bearbeitung braucht — ob automatisiert oder manuell.

Plausibilisierte Klassifikation

Dokumentklasse und Vorgangsart werden gegeneinander geprüft, nicht nur einzeln erkannt.

Multi-Intent-Erkennung

Mehrere Anliegen in einer Mail oder einem Dokument werden getrennt behandelt, statt als ein Vorgang durchzurutschen.

Stammdaten-Matching

Extrahiertes wird sofort mit dem Bestand abgeglichen — Unstimmigkeiten fallen vor der Weiterverarbeitung auf, nicht erst beim Sachbearbeiter.

Sentimentanalyse

Die Stimmungslage des Absenders wird schon am Eingang erfasst und weitergegeben — etwa für Priorisierung oder den Ton der Antwort.

Die Bausteine im Zusammenspiel

Mehrere spezialisierte Bausteine greifen ineinander — von der Erkennung über die IDP-Absicherung bis zum sicheren Datenaustausch.

Klassifizieren und extrahieren

Omnia ist das Herzstück der Klassifikation und Extraktion im Posteingang: Hier wird entschieden, welche Dokumentklasse, Vorgangsart und Attribute vorliegen. Macros Reply bettet es in die eWorkplace-Prozesskette ein, statt es als Insellösung zu betreiben. Was hier erkannt wird, steht sofort in eDistribute für das Routing und in eClient für die Sachbearbeitung bereit, ohne erneute Erfassung und ohne Medienbruch. Generative KI ergänzt die etablierten Verfahren dort, wo sie an Grenzen kommen, und hebt die Erkennungsquote weiter an.

Schwierige Dokumente zusätzlich absichern

Daten sicher austauschen

FTAPI sichert den DSGVO-konformen Datenaustausch mit Kunden und Partnern ab, überall dort, wo Dokumente das eigene System verlassen oder erreichen. Gerade im Versicherungs- und Bankenumfeld zählt das: Sensible Unterlagen wie Gesundheitsdaten, Vertragsunterlagen oder Schadensnachweise müssen verschlüsselt und nachvollziehbar bewegt werden — bevor sie im Input-Management ankommen oder nachdem sie es verlassen haben.

Mails direkt im Postfach erfassen

Der Mehrwert für den Kunden

Input Management zahlt auf vier konkrete Ergebnisse ein:

Weniger manuelle Vorsortierung:

Was heute oft ein Postkorb-Verantwortlicher übernimmt, erledigt die automatische Klassifikation — inklusive Mehrfachanliegen und Nachträgen.

Höhere Dunkelver-arbeitungsquote:

Jede zusätzliche Erkennungsgenauigkeit am Eingang erhöht direkt die Zahl der Vorgänge, die ohne menschliches Zutun abgeschlossen werden.

Weniger Fehler weiter unten im Prozess:

Ein falsch erkannter Vorgang verursacht Aufwand bis in Bestandsführung und Kernsysteme — Präzision am Eingang spart ihn systematisch ein.

Geschützter und sicherer Datenaustausch:

Was bisher oft manuell abgesichert werden musste, läuft vollverschlüsselt und compliance-konform — ohne dass Fachbereiche sich selbst darum kümmern müssen.

FAQ

Was passiert mit Mails, die nicht über den regulären Eingang laufen?

Wie sicher ist der Datenaustausch mit externen Partnern?

Warum reicht eine einzelne Erkennungssoftware nicht aus?

Wirkt sich die Qualität am Eingang wirklich auf die Dunkelverarbeitung aus?

Sie möchten mehr Vorgänge automatisiert abschließen und Ihre Sachbearbeitung entlasten? Sprechen Sie mit uns darüber, wie präzises Input-Management die Grundlage dafür legt.

Macros Reply

Macros Reply ist innerhalb der Reply Gruppe das spezialisierte Unternehmen für intelligente Prozessautomatisierung. Das Unternehmen liefert innovative Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Abläufe effizienter und intelligenter zu gestalten. Ob Input-Management, elektronische Postkörbe und Akten, regel- und KI-basiertes Routing oder Dokumentenmanagement: Macros Reply realisiert nahtlos integrierte 360°-Lösungen und Automatisierung mit Agentic AI, Generative AI, Machine Learning und Robotic Process Automation (RPA), damit sich Kunden voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Darüber hinaus berät das Unternehmen umfassend zu regulatorischen Anforderungen, um höchste Compliance in allen Prozessen sicherzustellen.