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Helvetia ha scelto di adottare l'Intelligent Process Automation per strutturare le richieste di incasso dai broker. Il processo manuale, che gestisce grandi volumi quotidiani classificando ed estraendo dati come modalità di pagamento e importi, si è rivelato inefficiente, soprattutto nei periodi di picco anche a causa dell'assenza di un formato standard nelle comunicazioni tramite email dei broker.
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Lo studio di fattibilità ha portato a una soluzione automatizzata su misura per Helvetia, integrando Robotic Process Automation (RPA), archiviazione elettronica e reporting in real time. Il robot sviluppato svolge il processo in due fasi: prima, utilizza tecnologie di Natural Language Processing (NLP) per leggere ed estrarre polizze e allegati inviate dai broker tramite email. Nella seconda fase, registra l'incasso nel sistema di portafoglio e registra le informazioni raccolte nella prima fase nel sistema documentale.
Lavorazione end-to-end di email e scarti
Solve issues by accessing technical documentation and machine telemetry data.
Email e documenti ricevuti vengono categorizzati. In questa fase del processo i file previsti per la gestione manuale vengono scartati.
Dagli allegati e dal corpo della mail vengono estratti i dati specifici per la lavorazione delle polizze come: il numero di polizza, regione sociale del Broker, data di incasso e importo.
Verifica da parte dell'utente dei dati estratti delle informazioni come ad esempio il numero di polizza.
I dati estratti e successivamente controllati dall'operatore umano in alcuni casi vengono caricati sugli applicativi di Helvetia
BENEFICI E OBIETTIVI RAGGIUNTI
Il progetto di automatizzazione ha stimolato azioni migliorative nei confronti dei broker, favorendo un incremento delle comunicazioni con un formato standardizzato e migliorando l'efficienza complessiva.
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L'automazione consente un aumento dei volumi gestiti, un controllo più accurato dei dati e una significativa riduzione degli errori, inclusi quelli derivanti da attività manuali di diversa natura.
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L'automazione del processo consente di ridurre la necessità di manodopera, ottimizzando le risorse umane disponibili. Il robot opera in modo continuativo 5 giorni su 7, coprendo l'intera giornata.
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L'automazione dell'elaborazione documentale del 35% consente di liberare risorse per attività a maggiore valore aggiunto, migliorando l'efficacia dell'operato umano.
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Helvetia
Il Gruppo Helvetia Italia opera con professionalità nel rispetto della propria tradizione. Lavorare con i propri Intermediari, al fianco del Cliente, significa garantire maggior presenza, attenzione e qualità di relazione.