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Gestione automatizzata del processo Incasso Broker
La soluzione ideata per il Gruppo Helvetia Italia
Il punto di partenza in Helvetia
Helvetia ha scelto di adottare l'Intelligent Process Automation per strutturare le richieste di incasso dai broker. Il processo manuale, che gestisce grandi volumi quotidiani classificando ed estraendo dati come modalità di pagamento e importi, si è rivelato inefficiente, soprattutto nei periodi di picco anche a causa dell'assenza di un formato standard nelle comunicazioni tramite email dei broker.
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La soluzione su misura
Lo studio di fattibilità ha portato a una soluzione automatizzata su misura per Helvetia, integrando Robotic Process Automation (RPA), archiviazione elettronica e reporting in real time. Il robot sviluppato svolge il processo in due fasi: prima, utilizza tecnologie di Natural Language Processing (NLP) per leggere ed estrarre polizze e allegati inviate dai broker tramite email. Nella seconda fase, registra l'incasso nel sistema di portafoglio e registra le informazioni raccolte nella prima fase nel sistema documentale.
Incasso Broker intelligente
Lavorazione end-to-end di email e scarti
Scarico email e lettura allegati
Solve issues by accessing technical documentation and machine telemetry data.
Classificazione
Email e documenti ricevuti vengono categorizzati. In questa fase del processo i file previsti per la gestione manuale vengono scartati.
Estrazione informazioni
Dagli allegati e dal corpo della mail vengono estratti i dati specifici per la lavorazione delle polizze come: il numero di polizza, regione sociale del Broker, data di incasso e importo.
Controllo umano (opzionale)
Verifica da parte dell'utente dei dati estratti delle informazioni come ad esempio il numero di polizza.
Caricamento di sistemi di compagnia
I dati estratti e successivamente controllati dall'operatore umano in alcuni casi vengono caricati sugli applicativi di Helvetia
BENEFICI E OBIETTIVI RAGGIUNTI
Il robot estrae l'84% di dati presenti da una singola comunicazione e su 1760 incassi automatizzati solo il 12% ha richiesto la verifica manuale
Consapevolezza Potenziata
Il progetto di automatizzazione ha stimolato azioni migliorative nei confronti dei broker, favorendo un incremento delle comunicazioni con un formato standardizzato e migliorando l'efficienza complessiva.
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Controllo e Gestione Ottimizzati
L'automazione consente un aumento dei volumi gestiti, un controllo più accurato dei dati e una significativa riduzione degli errori, inclusi quelli derivanti da attività manuali di diversa natura.
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Costi operativi ottimizzati
L'automazione del processo consente di ridurre la necessità di manodopera, ottimizzando le risorse umane disponibili. Il robot opera in modo continuativo 5 giorni su 7, coprendo l'intera giornata.
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Risparmio di tempo
L'automazione dell'elaborazione documentale del 35% consente di liberare risorse per attività a maggiore valore aggiunto, migliorando l'efficacia dell'operato umano.
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Helvetia
Il Gruppo Helvetia Italia opera con professionalità nel rispetto della propria tradizione. Lavorare con i propri Intermediari, al fianco del Cliente, significa garantire maggior presenza, attenzione e qualità di relazione.