AUTOMATIZZARE LE NOTE SPESE CON L’INTELLIGENT VISION

Con una foto è possibile velocizzare un processo apparentemente semplice

Dalla prova documentaria al data entry: l’iter classico

Normalmente si ha a disposizione uno scontrino, ovvero una prova documentaria che deve essere materialmente prodotta per poter elaborare i dati. La procedura consueta prevede la copia delle informazioni fondamentali, ad esempio la data, il costo e la categoria di spesa, in un applicativo, prevede inoltre l’elaborazione del back office, il passaggio in amministrazione ed infine il pagamento. Qui sta il problema principale e maggiore: il data entry manuale e la successiva verifica del back office sono attività che possono richiedere un quantitativo di tempo ingente se considerate nella loro complessità.

Ora basta una fotografia



Preparazione dell’immagine

Il dato di partenza è la semplice fotografia di uno scontrino. Questa può essere prodotta in condizioni e qualità diverse: la luce potrebbe essere tutt’altro che ottimale, lo sfondo presente o assente, la qualità della carta variabile. Tutte condizioni tali da ostacolare l’elaborazione automatica. Per questo motivo le immagini vengono trattate con un pre-processing iniziale in maniera tale che possano essere recepite al meglio dal sistema di Optical Character Recognition. Riduzione del rumore, despeckling (o pulizia dell’immagine), binarizzazione, smussamento del bordo, correzione della rotazione e dell’illuminazione sono alcune delle tecniche utilizzate per facilitare l'estrazione dell'ICR e migliorare la precisione del riconoscimento.

Estrazione dei dati

Le immagini, una volta pulite, possono essere elaborate dal processo di estrazione dei dati che combina tecnologie di riconoscimento del testo ICR e tecniche di Machine Learning. Come prima cosa il sistema identifica i blocchi di testo della ricevuta e successivamente li analizza per identificare le parti rilevanti (ad esempio date, prezzi,...). Sfruttando algoritmi di Machine Learning i dati estratti vengono classificati (ad esempio: pasto, trasporto) e resi comprensibili e fruibili dal sistema transazionale di gestione delle note spese.

L’automazione del processo e il supervisore umano

Fino ad oggi l’operatore umano era l’attore principale nelle attività di inserimento, verifica ed elaborazione dei dati. Con la soluzione realizzata l’unico dato che resta da inserire manualmente è quello del centro di costo, o della sottocommessa, quando non desumibile dall’organizzazione o dalla consuntivazione. I tempi di inserimento delle note spese, inoltre, si riducono di oltre l’85%, aumentando la precisione e riducendo notevolmente l’impegno di verifica da parte del back office, che può operare solo sopra certe cifre o categorie di spesa e quando il dato inserito dall’utente differisce da quello inizialmente riconosciuto dal sistema. L’automazione del processo porta quindi ad un’evoluzione del ruolo umano da operatore a supervisore.