Kostenüberprüfung von Banken in agree21 effizient steuern
Eine strukturierte Kostenüberprüfung in agree21 schafft Transparenz über genutzte und nicht genutzte IT- und Betriebsleistungen. Genossenschaftsbanken etablieren so einen dauerhaft wirksamen Steuerungsprozess zur nachhaltigen Kostenreduktion.
Das Szenario
Ausgangslage der Kostenprüfung in Genossenschaftsbanken
Genossenschaftsbanken beziehen einen Großteil ihrer IT- und Betriebsleistungen über Atruvia sowie weitere Dienstleister im Verbund. Die Abrechnung erfolgt über mehrere Rechnungen mit unterschiedlichen Zeitpunkten, Produktkatalogständen und Paketlogiken. Artikelnummern ändern sich, Leistungen werden neu gebündelt oder entfallen.
In der Praxis steht daher weniger die rechnerische Korrektheit einzelner Positionen im Fokus, sondern die Frage, ob die eingekauften Leistungen in der jeweiligen Ausprägung tatsächlich genutzt werden. Über die Zeit entstehen insbesondere bei Benutzerlizenzen, Leistungen, Hardware oder Ausgabeleistungen Bestände, die nicht aktiv angepasst oder abbestellt werden.
DIe Herausforderung
Über Nutzung und Bedarf Transparenz herstellen
Die zentrale Herausforderung liegt in der konsequenten Spiegelung eingekaufter Leistungen mit der tatsächlichen Nutzung und dem aktuellen Bedarf. Uneinheitliche Rechnungszeiträume und eine nicht durchgängig konsistente Dokumentation erschweren die Zuordnung einzelner Positionen. Regelmäßige Produktkatalogänderungen führen dazu, dass enthaltene und ausgeschlossene Leistungen wechseln und Abbestellpotenziale nicht unmittelbar erkennbar sind. Ohne einen strukturierten Prozess bleiben Einsparmöglichkeiten oft verborgen oder werden zu spät realisiert.
Die Lösung
Rechnungsprüfung als Steuerungsinstrument etablieren
Die Rechnungsprüfung wird als kontinuierlicher Steuerungsprozess aufgebaut, der konsequent auf die Reduzierung nicht genutzter Leistungen ausgerichtet ist.
Sämtliche Rechnungspositionen werden strukturiert erfasst und um Informationen zu Verantwortlichkeit, Verwendungszweck, Nutzungsindikatoren sowie Anpassungs- und Kündigungsoptionen ergänzt. Produktkatalogänderungen werden fortlaufend nachvollzogen, um Paketlogiken und Leistungsbestandteile korrekt einzuordnen.
So lassen sich auch solche Positionen identifizieren, die zwar eingekauft sind, deren Nutzung jedoch nicht mehr dem tatsächlichen Bedarf entspricht.
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Die Durchführung
Wiederholbaren Prüfprozess in agree21 etablieren
Die Umsetzung erfolgt entlang eines klar definierten, wiederholbaren Ablaufs, der operative Prüfung und Steuerung miteinander verbindet:
Konsolidierung
aller Rechnungen und Positionen sowie Definition zentraler Handlungsfelder je Rechnungstyp
Prüfung
jeder Position auf Nutzung, Bedarf und Anpassungs- bzw. Kündigungsmöglichkeiten
Nachvollziehbarkeit
von Änderungen an Produktkatalog- und Artikelnummern zur Vermeidung von Fehlentscheidungen
Unterstützung
bei der Klärung offener Punkte mit internen und externen Ansprechpartnern
Separate Analyse
auffälliger Einzelfälle, z. B. Benutzerlizenzen oder FileService-Speicher
Integration
weiterer Dienstleister und des Output-Managements in den Prüfprozess
Das Ergebnis
Nachhaltige Kostensteuerung im laufenden Betrieb
Das Ergebnis ist ein belastbarer Prüf- und Steuerungsprozess, der dauerhaft im Betrieb genutzt werden kann. Eingekaufte Leistungen werden systematisch auf Nutzung, Bedarf und Abbestellbarkeit überprüft. Nicht mehr benötigte Benutzerlizenzen, Leistungen oder Hardware werden frühzeitig identifiziert und in konkrete kündigungsfähige Maßnahmen überführt. Ergänzend unterstützen Einzelfallanalysen sowie die Plausibilisierung von Dokumentmengen im Output-Management eine kontinuierliche und nachvollziehbare Kostensteuerung.
Fincon Reply ist ein Business- und IT-Beratungsunternehmen mit Fokus auf die Finanzdienstleistungsindustrie. Fincon Reply berät Banken, die Sparkassen-Finanzgruppe, die Genossenschaftliche FinanzGruppe und Versicherungen sowie deren Zulieferer proaktiv bei ihrer digitalen Transformation. Das Unternehmen unterstützt vor Ort mit spezialisierten Berater- und Entwicklerteams und liefert schlüsselfertige Lösungen.