Case Study

Finance Automation: RPA per migliorare la produttività

ShopFully S.p.A si è rivolta a Cluster Reply per la progettazione e lo sviluppo di automatismi da applicare alle attività più ripetitive per gli utenti, al fine di utilizzare la forza lavoro su attività a maggior valore aggiunto.

SCENARIO

Robotic process automation (RPA): perchè sceglierla

Un mondo digitalizzato come quello attuale ha portato le aziende a ricercare nuovi metodi per guadagnare e sviluppare un vantaggio competitivo nel proprio settore. Una delle soluzioni vincenti per affrontare il cambio di paradigma è l'automazione dei processi, che fornisce resilienza ed efficienza per l'esecuzione delle attività più ripetitive a basso valore aggiunto e consente di aumentare la produttività.

la sfida

Gli obiettivi di Shopfully

ShopFully ha individuato nelle attività transazionali ripetitive (come la fatturazione) un'importante area di intervento poiché queste implicano un grande assorbimento di risorse che può essere ridotto se standardizzato e automatizzato per riallocazione su attività di analisi e supporto al business. La gestione contabile di un'azienda possiede infatti un livello di complessità, ripetitività ed esposizione al rischio tale da renderla perfetta per una trasformazione verso un sistema di tipo automatizzato.

Automazione

Correttezza

Tempi e costi

LA SOLUZIONE

Come siamo intervenuti

ShopFully si è rivolta a Cluster Reply per la progettazione e lo sviluppo di automatismi in grado di sostituire gli utenti nelle attività più ripetitive, per dar modo alla forza lavoro di dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto. L'elemento chiave è stata l'implementazione processi automatizzati tramite applicazione di RPA.

Low code / No code

L'utilizzo della piattaforma di sviluppo Microsoft Power Platform, per avere un approccio alla soluzione di tipo Low Code/No Code.

Processi

La progettazione e lo sviluppo di complessi flussi di gestione delle informazioni capaci di replicare il processo umano ottimizzando tutte le attività in cui l'automazione apporta un effettivo miglioramento alla metodologia utilizzata.

Experience

L'implementazione di numerosi flussi automatici che consentano all'utente di vivere un'esperienza simile a quella esistente nella consultazione delle informazioni.

Notifiche

La creazione di un sistema di notifiche email “parlanti”, che consenta agli utenti di gestire ed intervenire sugli errori che causano l'interruzione delle esecuzioni dei flussi nel modo più autonomo possibile, minimizzando l'intervento degli operatori specializzati.

Gestione contabile

L'adeguamento alle modalità di gestione contabile esistenti richieste durante l'elaborazione dei dati, mantenendo la corretta rappresentazione finale di questi ultimi.

Sicurezza, affidabilità e flessibilità tecnologica

Tramite la creazione di un "robot personalizzato” che completa una vasta gamma di processi al posto di un utente reale, si riduce in maniera considerevole il tempo di esecuzione di un processo (grazie anche alla possibilità di sfruttare le ore notturne), si incrementa in maniera esponenziale il volume di informazioni elaborabile in un determinato lasso di tempo e si elimina l'errore umano dall’attività di esecuzione del compito.

Le tecnologie Microsoft impiegate in questo progetto hanno riguardato diversi prodotti peculiari, tra cui sicuramente Power Automate Cloud e Power Automate Desktop per lo sviluppo e la gestione del prodotto RPA. Le informazioni utilizzate all’interno dei vari flussi provengono sia da Microsoft NAV, il quale a sua volta viene popolato attraverso l’utilizzo del sistema CRM Dynamics 365 CE, sia da altre fonti eterogenee (database SQL, fogli di calcolo online ecc).

Esempi di RPA applicata

Integrazione

Uno dei processi automatizzati è stato l’elaborazione e gestione del cosiddetto “Database Ordini” dell'azienda: l’implementazione di un foglio di calcolo online, che elabora secondo criteri predefiniti dati provenienti da diverse sorgenti, ha permesso di ridurre i tempi di esecuzione e di alimentare in maniera veloce (più efficienza) e affidabile (meno errori) il processo di fatturazione e l’aggiornamento di report e dashboard a disposizione di vari stakeholders.

Ottimizzazione

Tramite RPA è stata ottimizzata l’elaborazione dei ricavi per competenza, in maniera da contabilizzare correttamente tali valori sulla base del mese di riferimento e della compensazione cumulata presente all’interno del sistema. In seguito al rilascio di questo flusso RPA, gli utenti hanno potuto dedicarsi quindi alla sola diretta archiviazione di tali informazioni nei libri contabili, evitando il gravoso compito di elaborare manualmente tali valori e rimuovendo l’errore umano dalla fase di calcolo.

Sicurezza

L’RPA è stata applicata al processo di trasferimento dati tra due sistemi aziendali. Questo intervento è stato introdotto al fine di impedire la manipolazione dati da parte degli utenti, come avveniva mediante lo svolgimento manuale del processo. Durante questo sviluppo è risultata particolarmente utile la capacità di Power Automate (già utilizzata nei vari flussi precedenti) di accedere a sistemi terzi, come Azure Key Vault, per il recupero delle credenziali necessarie ai vari accessi, così da continuare a mantenere le password al sicuro all’interno di un ambiente crittografato, mentre il flusso svolge l'attività per cui è stato progettato. Grazie a questa implementazione, l’intero processo di trasferimento dati è stato automatizzato, eliminando in maniera totale l’attività umana inizialmente presente, con i conseguenti benefici in tema di sicurezza e tempistica.

Monitoring

In tutti i processi elaborati è stato implementato un sistema di notifiche, per consentire ai soli utenti autorizzati di verificare lo stato di avanzamento dell'esecuzione dei flussi e, nel caso di anomalia, ricevere una serie di messaggi che permettano di ricostruire l’origine dell’errore e di intervenire tempestivamente. Il sistema di notifiche costruito per il tracciamento delle esecuzioni dei flussi è stato implementato mediante l’utilizzo della piattaforma Microsoft Outlook.

All’interno del nostro percorso di Business Process Automation, finalizzato a migliorare progressivamente il livello di efficienza e scalabilità dei team operativi di ShopFully, abbiamo lavorato alla necessità di ottimizzare e automatizzare i processi Finance. Il punto di partenza è stato il coinvolgimento dei Process Owner Finance, con i quali sono stati analizzati e mappati i processi più rilevanti, mettendo al centro dell’attenzione le loro necessità quotidiane. Una volta individuate le aree di spreco e le attività manuali più ripetitive, è stato definito e realizzato un piano di automation e ottimizzazione.

Matteo Abevilli, Business Process Automation Director ShopFully

Matteo Abevilli
Business Process Automation Director

Nelle attività definite “monthly closing”, ovvero le attività svolte mensilmente da ShopFully per riassumere e chiudere i dati economici del mese appena passato, l’effort mensile medio è stato ridotto del 42%, passando da 4,2 FTEs/mese a 2,4 FTEs/mese. In alcuni casi, la riduzione ha raggiunto addirittura l’87%.

Queste percentuali evindenziano l'impatto positivo dell’implementazione di RPA sui processi.

* 1 FTE (Full Time Equivalent) = tempo di una persona a tempo pieno (~170 ore/mese).

Matteo Abevilli
Business Process Automation Director

ShopFully

ShopFully è la tech company italiana leader in Europa e tra i principali player internazionali nel Drive to Store che collega milioni di consumatori online con i negozi fisici intorno a loro.
Con i propri marketplace (DoveConviene, Tiendeo, PromoQui e VolantinoFacile) ShopFully aiuta ogni mese 45 milioni di consumatori a trovare tutti i prodotti in offerta vicino casa e risparmiare tempo e denaro (fino a 1000 euro all’anno) nello shopping in negozio.
Attraverso le proprie soluzioni tecnologiche (tra cui la piattaforma proprietaria di hyperlocal marketing basata sull'intelligenza artificiale HI!), ShopFully aiuta oltre 400 top retailer e brand a raggiungere i consumatori lungo l’ultimo miglio del percorso d'acquisto, dalla casa al negozio.
L'azienda è presente in 12 Paesi con un team di oltre 370 persone di quasi 30 nazionalità diverse.