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Un processo globale di gestione delle vendite e degli ordini
Scenario
Un'importante realtà industriale multinazionale ha avviato un programma di trasformazione dei processi commerciali e di business, con l'obiettivo di ottimizzare e armonizzare la gestione delle offerte complesse (RFP - Request for Proposal) tra le diverse Business Unit operative a livello globale.
Per supportare questa evoluzione, è stata progettata e implementata una soluzione basata su Salesforce Sales Cloud, introducendo un framework di processo integrato in grado di centralizzare la gestione delle quotazioni e favorire la collaborazione tra stakeholder interni ed esterni. La piattaforma è stata configurata come sistema di riferimento per la gestione delle informazioni strategiche legate alle opportunità commerciali, inclusi gli aspetti di sostenibilità finanziaria dei progetti e le simulazioni di Profit & Loss (P&L).
Problema
L'evoluzione del modello di business e delle procedure di vendita doveva rispondere a una serie di sfide operative e strategiche legate alla gestione di offerte complesse e di elevato valore economico:
Complessità delle grandi gare: Gestione di offerte a lungo termine (fino a un anno) con importi medi nell'ordine di centinaia di milioni di euro, che richiedono un impegno di migliaia di ore di ingegneria per verificare la fattibilità e i costi di integrazione con gli impianti esistenti.
Frammentazione globale: L'esigenza di unificare le procedure di vendita, rafforzare il controllo in ogni paese e armonizzare le fasi di autorizzazione durante complesse valutazioni tecniche e finanziarie.
Transizione del modello di business: La necessità di gestire il passaggio da azienda di prodotto ad azienda di servizi, dove i processi di post-vendita (come il monitoraggio remoto degli impianti e la manutenzione predittiva dei robot connessi) sono sempre più centrali per la qualità percepita dal cliente.
Diversificazione del mercato: L'urgenza prioritaria di ridurre la dipendenza dagli ordini FCA, acquisendo un vantaggio competitivo attraverso una maggiore efficacia nel processo di quotazione
Soluzione
La soluzione si basa sulla piattaforma Salesforce Cloud e sullo sviluppo custom di un motore di orchestrazione avanzato in codice Apex, progettato per strutturare l'intero processo di gestione degli ordini in singoli task operativi:
· Orchestrare la complessità dei grandi bandi: Adattamento automatico delle attività in base alla complessità delle offerte, con la capacità di gestire problematiche e relative soluzioni, storicizzare le versioni delle offerte e identificare i flussi di approvazione.
· Assegnazione dinamica dei task: Selezione automatica dei task in base a variabili quali tipologia di offerta, Business Unit, stima dei costi e paesi coinvolti. I task si dividono in automatici (attivati dal sistema in base allo stato dell'offerta) e manuali (gestiti dall'utente tramite azioni suggerite).
· Profilazione dei team e Approval Matrix: Smistamento automatico dei compiti ai diversi membri del team di vendita in base ai loro profili (es. task tecnici assegnati agli ingegneri). Implementazione di un workflow approvativo complesso governato da una "matrice di approvazione" configurabile da un'interfaccia utente semplice, che stabilisce i ruoli approvativi corretti in base a molteplici parametri (inclusi i fattori di rischio degli ordini).
Esecuzione
La delivery del progetto è stata condotta attraverso la metodologia Reply Classic. Questo approccio strutturato e sequenziale ha permesso di estendere con rigore le funzionalità nativo di Salesforce.com, traducendo requisiti di business globali e articolati in componenti applicative solide (come il motore di orchestrazione in Apex). La metodologia ha garantito il controllo accurato delle regole di assegnazione dei task e della complessa matrice di approvazione, assicurando la stabilità della piattaforma a supporto delle attività quotidiane degli stakeholder aziendali e delle terze parti coinvolte
Risultati
L'implementazione del nuovo framework su Salesforce ha standardizzato e centralizzato i processi commerciali del cliente su scala internazionale
· Copertura globale e organizzativa: Il nuovo processo di gestione degli ordini è operativo in 17 paesi distribuiti su 3 continenti e coinvolge 7 Business Unit aziendali.
· Centralizzazione delle informazioni: Creazione di un unico repository centralizzato che permette di raccogliere e recuperare agevolmente i dati e le informazioni più rilevanti di ciascuna proposta.
· Dato unico e in tempo reale: Eliminazione della frammentazione grazie alla disponibilità globale e in tempo reale di tutte le informazioni commerciali e finanziarie delle offerte.
· Collaborazione interfunzionale potenziata: Creazione di un ambiente di lavoro condiviso che ottimizza la sinergia tra ingegneri, venditori, funzioni finanziarie e partner esterni.