Automating pre-order processing

Per far sì che un nostro cliente, fornitore di electric bicycle drive system, fosse in grado stimare correttamente il numero di prodotti da produrre, era importante che i clienti finali potessero comunicare quantità e tempistiche degli ordini. Per raggiungere questo obiettivo, Arlanis Reply ha offerto al proprio cliente un automated standard process supportato da Salesforce Community Cloud con Sales Cloud integration per gestire efficacemente fornitori e dealer. Tutto ciò evita al supplier il processo time-consuming di rispondere a ogni cliente, tenendo invece traccia delle richieste con il minimo sforzo.


Non-standardized
processes

Data la mancanza di processi automatizzati e standardizzati, il precedente metodo utilizzato dal cliente per raccogliere gli ordini, richiedeva molto tempo. Per far sì che gli agenti di vendita fossero in grado di prevedere il numero di vendite attese, dovevano sottoporre in anticipo i loro pre-ordini specificandone il numero esatto. Il problema risiedeva nel fatto che i pre-ordini potevano essere inviati in molteplici modi - via telefono, fax o mail – il che rendeva difficile la loro gestione in un unico punto. Inoltre, non risultava sempre facile richiedere gli ordini in anticipo. In questo caso, per non perdere ordini, l’azienda doveva contattare i clienti uno a uno e inserirli manualmente in modo anche da non creare lamentele per ritardi nelle consegne.

From manual processes to automation

Grazie all’integrazione di Salesforce Community Cloud, Arlanis Reply ha fatto sì che l’azienda riuscisse a creare un processo che responsabilizzasse i clienti finali. Per fare un ordine, i clienti dovevano compilare un form online, richiedendo il numero stimato di prodotti per i mesi successivi. Questa opportunity doveva poi essere validata internamente e approvata. Utilizzando il medesimo Salesforce product, le opportunity vengono create in maniera automatica. Gli impiegati interni non devono più processare dati manualmente, inserendoli nel loro sistema, e confermando i dettagli finali con il cliente – risparmiando molto tempo. L’interfaccia è facile da gestire sia per gli impiegati interni che per i clienti, riducendo l’onboarding time necessario per comprendere e utilizzare Community Cloud.

I clienti sono ora indipendenti nella gestione dei propri ordini. Possono loggarsi nella community per creare da soli delle opportunity. Possono aggiungere prodotti o fare modifiche all’ordine inoltrato entro specifiche tempistiche. Grazie all’automated email system, ricevono anche reminders con avvisi su deadline o per conferma ordine. Complessivamente, il processo è stato facilitato e ora offre maggiore trasparenza nelle offerte, i clienti sanno esattamente cosa stanno ordinando e i relativi costi, così come quali sono le deadline per completare i pre-ordini in tempo.


  • Semplificazione dei processi di coordinamento e di organizzazione per il sales forecasting
  • Migliori strumenti per stimare e calcolare future produzioni
  • Process automation per aumentare l’efficienza e l’accuratezza
  • Prevenzione dei loss of sale causate da workflow non produttive o deadline mancanti
  • Automated timeline management
  • Notifiche di reminder per i clienti con deadline future
  • Facile reportistica con overview su future vendite e revenue

With agile processes to the cloud solution

Così come tutte le Salesforce cloud funzionano insieme, anche Community Cloud non è un’eccezione. Mentre i clienti completano il form creato su Community Cloud, viene creata una oppotunity che aggiorna i nuovi ordini direttamente in Sales Cloud dove vengono memorizzati tutti i dati relativi ai clienti. Tutti i clienti hanno il proprio account contenuto in Sales Cloud, con le informazioni di contatto insieme alle opportunity passate, presenti e gli ordini. Questo facilita il lavoro degli agenti sales e service che possono avere una overview dei clienti e dei processi. Possono ad esempio capire quale account necessiti di più attenzioni e a che punto del processo si trovano i clienti. In aggiunta, la reportistica potrebbe essere utilizzata per vedere il l’avanzamento settimanale o mensile.

Attraverso numerosi workshop e sprint review, Arlanis Reply e l’azienda cliente hanno raccolto idee e sono giunti a questa soluzione attraverso molteplici user stories. Sono stati definiti requirement e obiettivi, si è discusso delle strutture esistenti e sui framework futuri – in ultimo è stato creato un processo vincente che soddisfa sia gli impiegati interni sia i clienti.