GESTIONE AUTOMATIZZATA FATTURE PASSIVE

RPA per elaborare le ricevute fiscali con o senza ordine d'acquisto

La soluzione ideata per il Gruppo Helvetia Italia

CONTATTACI

IL PUNTO DI PARTENZA IN HELVETIA

L'esigenza della compagnia di assicurazione Helvetia di trasformare il processo manuale in un Intelligent Process Automation nasce dalla necessità di gestire la registrazione delle fatture passive da parte dell’ufficio acquisti. L'esecuzione dell'attività manuale consiste nelle verifiche e nel controllo dei relativi ordini di acquisto e il consequenziale inserimento nel sistema contabile. Questo approccio non risulta sostenibile su larghi volumi, soprattutto in alcuni periodi dell’anno. Nel complesso, si tratta di un'attività di backoffice definita e strutturata che si presta bene all’automazione.

 

LA SOLUZIONE SU MISURA

La cura impiegata nello studio di fattibilità ha permesso di ottenere una soluzione automatizzata su misura al problema iniziale. Il robot estrae dal sistema di contabilità l’elenco delle fatture in attesa di lavorazione e per ognuna di essa viene ricercato l’identificativo dell’ordine di acquisto corrispondente. Il processo si differenzia in base alla tipologia di fattura: con ordine di acquisto o senza ordine.

L’automazione gestisce alcune tipologie di ricevute fiscali che non riportano indicazione dell’ordine (ad esempio quelle associate alle forniture domestiche). Anche in questo caso il robot svolge controlli di validità prima di procedere alla loro registrazione. Al termine del processo si occupa della stesura di un report da condividere all'operatore, in cui vengono riportate le fatture prese in carico con l’esito della lavorazione e una nota per le eventuali anomalie rilevate. L'automazione si occupa della fase di stesura nella fascia oraria 4-9 con lo scopo di rilasciare il file (all'operatore) entro l'inizio della giornata lavorativa di Helvetia.


INTELLIGENT PROCESS AUTOMATION: GESTIONE DELLE FATTURE PASSIVE

LAVORAZIONE END-TO-END DI UNA FATTURA CON O SENZA ORDINE D'ACQUISTO


BENEFICI E OBIETTIVI RAGGIUNTI

Su 500 fatture con analisi automatizzata, oltre il 40% è stato lavorato in anticipo


  • Costi inferiori rispetto all'operato umano: il robot lavora il processo 5 giorni su 7.

  • Risparmio di tempo e maggiore qualità: il robot nella fase di stesura report lavora nella fascia oraria 4-9, in modo tale da permettere all'operatore nelle prime ore della giornata di procedere con le autorizzazioni delle richieste di pagamento.

  • Maggiore controllo e gestione: aumento dei volumi gestiti, controllo dei dati e diminuzione degli errori prodotti e della loro differente categoria da parte dell’operato manuale.  

  • Maggiore consapevolezza del processo: il progetto di automatizzazione ha prodotto maggiore completezza nelle informazioni in entrata e l'adozione di strategie di lavorazione diversificate in base alla casistica.