AUTOMATIZZARE LA LETTURA DEI MODULI CARTACEI

L'Intelligent Character Recognition per automatizzare la gestione dei documenti

Nonostante la diffusione del digitale, ancora oggi nel settore assicurativo, bancario e finanziario una parte del lavoro viene svolto per mezzo del cartaceo. In particolare, ciò riguarda alcuni segmenti di clientela o alcune procedure per cui si rende ancora necessario affidarsi ai vecchi metodi e compilare i moduli cartacei. Per questo motivo rimane un enorme volume di carta che richiede spazi, risorse e costi molto elevati, sia per l’elaborazione dei dati che per il mantenimento delle pratiche. Spesso dunque questa attività viene affidata ad outsourcer, con l’obiettivo di alleggerire i processi interni, o quantomeno contenerne i costi. Come poter intervenire su questo processo e superarne gli attuali limiti utilizzando tecnologie di Intelligent Process Automation?

IL PROCESSO DI CONTROLLO DOCUMENTALE

Un processo di controllo documentale si compone tipicamente di cinque passaggi peculiari:

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    Raccolta documenti da più canali:

    in cui i documenti provenienti da canali come fax, email, upload o sistemi documentali sono raccolti da un unico sistema orchestratore, interpretato da una componente robotica.

  • Classificazione dei documenti:

    sulla base dei propri attributi, struttura e contenuto – testuale o di immagini - ogni documento viene classificato per rendere possibile una corretta gestione del workflow di estrazione dei dati e l'eventuale validazione da parte di operatori umani.

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    Estrazione dei dati rilevanti:

    in base alla tipologia di documento vengono estratte le informazioni rilevanti, come ad esempio date, importi, codici identificativi, IBAN, ISIN, numeri polizze, e ogni altro dato che possa essere necessario per eseguire l’attività dispositiva da parte del robot.

  • Verifiche di coerenza e correttezza:

    i dati estratti sono sottoposti a verifiche per valutarne la coerenza, completezza e correttezza del singolo dato ed eventualmente in relazione ad altri documenti.

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    Esecuzione di operatività sui sistemi:

    una volta che i dati sono stati estratti e validati possono essere utilizzati all’interno dei processi automatici robotizzati, sollevando quindi la forza lavoro umana dall’onere del data entry sui sistemi.


BENEFICI DELL'INTELLIGENT CHARACTER RECOGNITION

Sprint Reply si è focalizzata su quelle aree di attività caratterizzate da una forte ripetitività e standardizzazione, che quindi possono maggiormente beneficiare dall’introduzione di strumenti di Robotic Process Automation.



Come prima cosa è stata rinnovata la modulistica, ridisegnando i form e la loro struttura generale. In questo modo i template dei documenti sono stati disegnati in funzione degli strumenti tecnologici, e al contempo è stato reso più pratico e controllato l’inserimento manuale dei dati. Nella definizione dei nuovi form sono state tenute in considerazione anche le specifiche regole di estrazione dei dati che garantiscono il miglior utilizzo possibile della tecnologia di Intelligent Character Recognition.

Questo ha permesso di ottenere un’elaborazione veloce e efficiente delle informazioni contenute nei moduli, che possono essere agevolmente trasformate da dati analogici nei dati digitali. I dati, una volta confermati, vengono inseriti in automatico da un robot nei sistemi della banca o della compagnia assicurativa, senza necessità di ulteriori operatività. Eventuali anomalie o difformità possono essere facilmente intercettate, grazie alle procedure di verifica, ed essere indirizzate verso un operatore che si occuperà della loro gestione.

Grazie quindi all’utilizzo di avanzate tecnologie è possibile ripensare il bisogno di esternalizzare la procedura di controllo ed elaborazione dei documenti cartacei a favore di forza lavoro quasi totalmente automatizzata e digitale. Nella trasformazione apportata dal nuovo procedimento, il risparmio in termini di tempo e il vantaggio economico si rivelano sostanziali: attività che in precedenza richiedevano diverse decine di minuti al personale interno sono adesso completamente gestite in automatico; specifiche procedure, come ad esempio il controllo su documenti di Privacy, in precedenza esternalizzati con un costo di diversi euro per pratica, sono oggi completamente robotizzati, con tassi di successo superiori al 90%.