Macros eDistribute ist das Produkt, mit dem Fachbereiche die Verteilung und Zuordnung von Dokumenten oder Vorgängen auf Team- oder Einzelpostkörbe selbst bestimmen können. Der Fachbereich definiert und administriert seine Verteilregeln und die korrespondierenden Kriterien, nach denen die Dokumente oder Vorgänge zugeordnet werden sollen. Die Administratoren übernehmen lediglich das einmalige Setup von Macros eDistribute. Durch die Unabhängigkeit des Verteilregelwerks von der zugrundeliegenden Zielanwendung, kann Macros eDistribute sowohl mit Macros Reply Produkten (z.B. Macros eDMS oder Macros eWorkplace) als auch mit Drittsoftware betrieben werden.
Der erste Schritt zu einer effizienten Sachbearbeitung besteht in der intelligenten Verteilung der Eingangspost. Der Sachbearbeiter soll nur die Dokumente und Vorgänge erhalten, für die er der richtige Ansprechpartner ist. Unterschiedliche Kompetenzen, Arbeitszeiten und Krankmeldungen müssen bei der Zuordnung der eingehenden Post beachtet werden. Doch meist wird für eine solche regelbasierte, intelligente Verteilung die IT-Abteilung eines Unternehmens benötigt.
Mit Macros eDistribute bestimmen die Fachbereiche die Verteilung und Zuordnung von Dokumenten auf Team- oder Einzelpostkörbe selbst. Der Fachbereich definiert und administriert seine Verteilregeln und die korrespondierenden Kriterien, nach denen die Dokumente zugeordnet werden sollen. Die Administratoren übernehmen lediglich das einmalige Setup. Durch die Unabhängigkeit des Verteilregelwerks von der zugrundeliegenden Zielanwendung, kann Macros eDistribute sowohl mit Macros Reply Produkten als auch mit Kernsystemen und Fremdprodukten betrieben werden.
Im ersten Schritt definiert die IT-Abteilung alle Fachbereiche, die zukünftig mit Macros eDistribute arbeiten. Zusätzlich werden die Felder und Kriterien für die spätere Regelverteilung von der Administration eingerichtet (PLZ, Tarif etc.). Hierzu gehört unter anderem die Bestimmung, ob ein Feld von einem oder von mehreren Fachbereichen genutzt werden soll und um welchen Feldtyp (z.B. Datum, Text oder Zahl) es sich handelt. Über so genannte Feldselects können die Administratoren Drittsysteme zur Anreicherung der Eingangspost mit zusätzlichen Daten einbinden (z.B. Abfragen eines Tarifs aus dem Versicherungssystem zur Verteilung eines Antrags).
Aufbauend auf den zuvor definierten Feldern richten die Fachbereiche ihre Verteilregeln (z.B. Dokumentart) ein. Über die einfach zu bedienende Oberfläche werden sie zu Regeln kombiniert. Hierbei sind und-/oder-Verknüpfungen genauso möglich wie die Abbildung komplexer Regeln. Drag&Drop erleichtert das Umsortieren der Kriterien. Die daraus resultierende Verteilung kann regelmäßig zu bestimmten Zeiten oder „auf Knopfdruck“ erfolgen.
Die Verwaltungsoberfläche von Macros eDistribute stellt alle Verteilregeln, Kriterien und Empfänger für einen Fachbereich mit Versionen und Priorisierung übersichtlich dar. Über das Logging hat der Fachbereich jederzeit einen Überblick über das Ergebnis der tatsächlich erfolgten Verteilung.