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Digitale Personalakte

FOCUS ON: Prozesse & Dokumente,

Die digitale Personalakte Macros ePAkt ist das Standardprodukt für ein effizientes, modernes und sicheres Personalmanagement. Als Instrument zur Steuerung und Verschlankung aller Prozesse rund um die Personalakte verbessert Macros ePAkt die Qualität der Personalarbeit entscheidend. Durch die zentral abgelegten Informationen und umfassenden Recherche- und Workflow-Funktionen werden Personalsachbearbeiter von Routine- und Ablagetätigkeiten entlastet.

Im Zusammenspiel mit Personalwirtschaftssystemen wie z.B. SAP HCM wird die Einhaltung rechtlicher und betriebsorganisatorischer Anforderungen sichergestellt. Die Integration ermöglicht jederzeit einen kontextsensitiven Zugriff auf die jeweiligen Akteninhalte. Rollen und Rechte auf Akten oder Akteninhalte schützen die sensiblen Daten. Die Arbeitsweise im Personalmanagement wird sicherer, intuitiver und effizienter.

„Die digitale Personalakte Macros ePAkt ist ein wichtiges Hilfsmittel für die Personalverwaltung, Personalführung und zur Optimierung der HR-Prozesse. Deshalb sollte kein Arbeitgeber darauf verzichten.”

Carlo Tasinato, Basler Versicherungen, Leiter Human Resources Vertrieb.

Warum die digitale Personalakte Macros ePAkt unsere Kunden überzeugt

Modernes, effizientes und sicheres Personalmanagement

Kosten- und Zeiteinsparungen

  • optimierte Prozesse
  • standortunabhängiger Zugriff
  • enfache Pflege der Akten
  • hohe Datenqualität
  • Mitarbeiter- und Vorgesetzten-Selfservice

Sicherheit und Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben

  • umfassende Rollen- und Berechtigungsstrukturen
  • revisionssichere Archivierung

Flexibilität und Usability

  • individuelle oder vorgegebene Reiter- und Registerstrukturen
  • personalisierbare Oberfläche (z.B. Spalten oder Arbeitsmittel)
  • umfassende Integration in Archive/Storages, HR-Fachsysteme (z.B. SAP)

Macros ePAkt im Detail

Wie in einer herkömmlichen Papierakte legen Sie mit Macros ePAkt die zu einer Personalakte gehörenden Inhalte zentral ab. Die Optik von Macros ePAkt ist extra an seinem papierbasierten Vorgänger orientiert: Es lassen sich Register für eine einfachere Navigation erstellen und erste Grundinformationen werden direkt über den Aktendeckel kommuniziert.

Die Thumbnaildarstellung, in der alle Akteninhalte in Kleinbildern angezeigt werden, unterstützt den Sachbearbeiter beim schnellen Finden der Informationen. Umfangreiche Suchen – Volltextsuche, Suche nach Kriterien oder auch kombiniert – erleichtern die Recherche.

Drag&Drop zum Verschieben von Inhalten oder das Öffnen von Kontext-/Funktionsmenüs per Rechtsklick ermöglichen eine intuitive Bedienung.

Der Aufbau der Personalakten folgt den Vorgaben der Fachabteilung. Welche Register vorgegeben werden oder ob eine Unterteilung in Abrechnungs- und Personalakte vorgenommen werden soll, können Sie als Kunde bestimmen.

Papierdokumentelaufender Personalvorgänge oder vorhandene Personalakten (Altakten) werden gescannt und in Macros ePAkt revisionssicher abgelegt.

Die direkte Ablage elektronisch vorliegender Dokumente(z.B. aus MS Office, E-Mail-Systemen etc.) ist ebenso selbstverständlich wie die Übernahme von Personaldaten und die Ablage von Dokumenten aus führenden HR-Systemen (z.B. aus Payrollsystemen). Sachbearbeiter profitieren von der Benutzerfreundlichkeit, der Anpassbarkeit und dem hohen Funktionsumfang von Macros ePAkt.

Die Arbeitsweise durch Macros ePAkt wird intuitiver und dadurch effizienter. Der Schulungsaufwand ist erfahrungsgemäß sehr gering. Die Sicherheit der Daten gegenüber dem Zugriff Dritter wird über ein umfangreiches Berechtigungssystem gewährleistet, das Akten oder deren Teilinhalte schützt.

Rollen und Rechte ermöglichen den Schutz auf folgenden Ebenen: Aktenrechte: z.B. Position, Abteilung, VIP-Akte, Sonderfall Registerrechte/Ordnerrechte: Personalien, Abwesenheiten, Vertrag Dokumenttypen: z.B. Kündigung, Krankheit, Abmahnung Client-Funktionen: z.B. Löschen, Schreiben in Akte, Dokument einfügen. Zudem werden alle Daten verschlüsselt übertragen.

Das Einsichtsrecht der Mitarbeiter auf ihre jeweilige Personalakte wird in der Regel über eine temporäre Aktenfreigabe gewährt. Die Einhaltung rechtlicher Aufbewahrungsfristen und interner Unternehmensvorgaben wird durch Macros ePAkt unterstützt und automatisiert.

Durch den zentralen Zugriff der nun gebündelt vorliegenden Akteninhalte und den Wegfall von Transport, Warte- und Suchzeiten werden die Abläufe für die Sachbearbeiter schneller.

Zusätzlich stellt Macros ePAkt vielfältige Funktionen zur Prozessoptimierung bereit:

Workflows und Checklisten lassen sich innerhalb kürzester Zeit von der HR-Abteilung einrichten, abändern und / oder als Template für häufig wiederkehrende Prozesse speichern. So stehen den Sachbearbeitern z.B. Checklisten bei Unternehmenseintritt oder für den Bewerbungsprozess zur Verfügung. Macros ePAkt lässt sich flexibel in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren und hilft Ihnen dabei, Personalmanagement papierlos, effizient und modern zu leben.

Ein berechtigter HR-Mitarbeiter kann zum Kontext passend das HR-Fachsystem (z.B. SAP) an der richtigen Stelle öffnen und spart wertvolle Zeit bei der Pflege der Kontaktdaten. Die umfassende Adapter-Serie Macros eConnect bindet beliebige Archiv- und Storage-Systeme an.

Durch die Verbindung mit Office- und E-Mail-Systemen lassen sich die Informationen schnell und sicher in der Akte und im Archivsystem ablegen.

Kontakt

Wir beraten Sie gerne persönlich:

Telefon: +49 89 411142-400
E-Mail:

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