Migrazione della posta elettronica a Office 365

Il servizio Microsoft Office 365 fornisce un insieme di servizi di gestione del business e del team working gestendo automaticamente alta affidabilità, disponibilità, sicurezza e conformità.

Introduzione

Il progetto prevede la migrazione della posta elettronica dai sistemi on-premises del cliente verso i servizi Microsoft Office 365.
L’esigenza nasce dalla fusione di un insieme di aziende. Ogni azienda del gruppo, al tempo di startup del progetto, utilizzava un diverso sistema di gestione della posta elettronica: Microsoft Exchange, Oracle Messaging Server, Zimbra, Office 365.

gedi-graph

Il progetto nasce per cogliere i seguenti obiettivi del cliente:

  • Centralizzare la gestione della posta elettronica per tutte le aziende del gruppo in un unico ambiente e con un’unica tecnologia.
  • Data la saturazione dei sistemi on-premises, demandare la gestione dello storage al cloud.
  • Mantenere in locale la gestione della Active Directory.
  • Mantenere la gestione del sistema antispam on-premises.

La strategia di migrazione ha previsto le seguenti macro-attività:

  • Studio della tecnologia e dello stato attuale di:
    • Sistemi di posta elettronica on-premises;
    • Configurazione e gestione Active Directory;
    • Sistema antispam locale.
  • Studio e definizione di un’architettura ibrida per consentire la comunicazione tra i sistemi on-premises (server di posta elettronica, Active Directory, antispam) ed Office 365.
  • Configurazione tenant Office 365: impostazioni generali e generazione domini di posta elettronica.
  • Selezione dello strumento tecnologico di migrazione delle caselle di posta elettronica e adattamento della modalità di migrazione rispetto ai diversi sistemi sorgenti.
  • Definizione delle procedure di installazione pacchetto Office e configurazione dei nuovi account di posta elettronica lato client.
  • Pianificazione e gestione processo di migrazione caselle di posta elettronica di tutti gli utenti del gruppo.
  • Gestione della coesistenza tra i sistemi on-premises ed Office 365 durante il periodo di transizione.
  • Supporto post-migrazione.

Applicazione

Architettura della soluzione
Per consentire alle aziende del gruppo di sincronizzare gli oggetti della propria Active Directory su Office 365 è stato configurato un server AD Connect definendo gli attributi da sincronizzare e le esclusioni (es. UPN con dominio locale).
Grazie alla sincronizzazione, l’utente può accedere ai servizi Office 365 con le stesse credenziali utilizzate nella Active Directory locale.

Tecnologia e processo di migrazione
I sistemi di posta elettronica sorgenti dai quali migrare sono eterogenei: Microsoft Exchange, Oracle Messaging Server, Zimbra, Office 365.
Sono stati identificati gli oggetti da migrare dai server on-premises verso il tenant Office 365:

  • Mail;
  • Calendari;
  • Rubriche;
  • Eventuali file.

Data l’eterogeneità dei sistemi di posta elettronica sorgenti, è stato scelto il tool imapsync per la migrazione degli oggetti mail e sono state applicate strategie di import/export per la migrazione di oggetti Calendario, Rubriche, file.
Imapsync è uno strumento open source, configurabile, che consente la migrazione via IMAP dei contenuti di una mailbox da un sistema sorgente ad un sistema destinazione. Il tool rappresenta il nucleo della soluzione, che prevede un insieme di script Powershell e Batch con lo scopo di configurare, automatizzare e parallelizzare la migrazione delle mailbox verso il tenant Office 365.

Il processo di migrazione prevede le seguenti fasi (per ogni mailbox):

  • Generazione di una nuova mailbox sul tenant Office 365, che ospiterà i contenuti della controparte on-premises;
  • Migrazione dei contenuti della mailbox dai sistemi on-premises su Office 365;
  • Fase di finalizzazione:
    • Impostazione indirizzo email principale mailbox;
    • Blocco ricezione mail e abilitazione forward sui sistemi on-premises.
    • Sincronizzazione del delta: contenuti inviati/ricevuti nel periodo successivo alla prima migrazione.
  • Configurazione account di posta elettronica Office 365 sui client degli utenti.

In alcuni casi, gli utenti utilizzavano la propria casella di posta elettronica in configurazione POP3 (gestione locale). Di conseguenza, i contenuti lato server on-premises non erano allineati con l’effettivo stato della mailbox. Questi casi particolari hanno generato un’eccezione nel processo di migrazione e hanno previsto un’operazione di export della mailbox (lato client) e di import su Office 365 (sfruttando gli strumenti di importazione messi a disposizione dalla piattaforma cloud).

Eterogeneità client di posta elettronica
I dipendenti delle diverse aziende del gruppo utilizzavano client di posta elettronica differenti: Microsoft Outlook, Outlook Webapp (OWA), Mozilla Thunderbird, Apple Mail. Il client Microsoft Outlook è stato adotatto dalla maggior parte degli utenti al fine di sfruttarne le potenzialità e l’integrazione con Office 365. Per tutti gli utenti che hanno voluto mantenere il proprio client originario (Thunderbird, Mail) sono state definite delle procedure di configurazione degli account Office 365 via IMAP.

Benefici

La migrazione a Office 365 ha fornito diversi vantaggi:

  • Evitare la saturazione dello storage on-premises e sfruttare l’archiviazione cloud.
  • Centralizzare la gestione della posta elettronica di tutti i domini appartenenti al gruppo mediante gli strumenti messi a disposizione da Office 365: Admin Portal, Exchange Online, Security & Compliance Center, ecc.
  • Sincronizzazione dei sistemi on-premises (Active Directory, antispam) con il cloud.
  • Sfruttare gli strumenti di troubleshooting messi a disposizione dalla piattaforma Office 365.
  • Sfruttare i meccanismi di protezione e gestione della conformità inclusi nella piattaforma.
  • Disponibilità del supporto diretto Microsoft su problematiche inerenti la piattaforma cloud e la consigurazione dei client di posta elettronica.
  • Ampliare il business ed il teamworking utilizzando gli strumenti Microsoft Office compresi nella piattaforma, come: pacchetto Office, SharePoint, OneDrive, Skype for Business.


Office 365 è il servizio cloud Microsoft che fornisce i migliori strumenti di gestione del business e teamworking. La piattaforma offre massima flessibilità, alta affidabilità, politiche di backup robuste, disponibilità, conformità agli standard e sicurezza.
Migrare verso un ambiente cloud permette alle aziende di risparmiare sui costi di manutenzione, derivanti dalla gestione di server on-premises, che necessitano di essere potenziati, aggiornati, riparati. È inoltre demandata al cloud la gestione dell’infrastruttura: potenza computazionale, storage, rete, scaling delle risorse.
Il concetto “you pay for what you get” rende disponibili diversi piani di tariffazione in base alle diverse esigenze e rende semplice aggiungere/rimuovere funzionalità pagando solo per ciò che viene utilizzato, sia in termini di risorse sia di servizi.
I servizi offerti da Office 365 sono sempre disponibili online, ovunque nel mondo e attraverso qualsiasi dispositivo.