New Normal – Le nuove modalità di lavoro e la tecnologia

Gli eventi che ci siamo trovati ad affrontare da inizio 2020 hanno cambiato inevitabilmente e profondamente le nostre vite, sotto molteplici aspetti. Tra i cambiamenti che hanno avuto maggiore impatto nella vita di tutti i giorni vi sono sicuramente quelli relativi al mondo del lavoro e alle modalità di accesso ad esso associate.

Contesto

La pandemia ha messo le aziende di tutto il mondo di fronte alla necessità di implementare nel più breve tempo possibile soluzioni tecnologiche efficaci, che consentissero ai propri dipendenti di continuare a creare valore senza necessariamente recarsi in ufficio. Questo ha portato ad una forte accelerazione nell’adozione dello Smart Working ed all’implementazione di soluzioni e strumenti digitali per favorire, migliorare e incrementare la collaborazione senza condividere spazi fisici.

Tale modalità di lavoro, considerata inizialmente come temporanea e transitoria, si è invece radicata nel contesto lavorativo arrivando ad essere considerata la “nuova normalità” sia da parte delle aziende che da parte dei lavoratori.

Un fenomeno che prende il nome di New Normal e rappresenta l'insieme dei comportamenti e delle abitudini di base al quale le persone e le economie (in questo contesto le società, le aziende ed il mondo del lavoro) si adattano a seguito di un periodo di forte discontinuità.

Soluzione

Technology Reply, fin dalle prime fasi dell’emergenza sanitaria, ha supportato i propri clienti nell’ideare, progettare e realizzare strumenti digitali che semplificassero i processi di controllo aziendali per il rispetto delle norme anti-contagio in vigore e garantissero ai dipendenti un rientro in azienda in sicurezza.

Queste soluzioni, messe a terra in velocità per far fronte all’emergenza immediata, si sono poi evolute e sofisticate per essere di supporto al processo a regime.

Fase Pandemica

Nella prima fase pandemica la necessità delle aziende consisteva principalmente nel limitare l’accesso alle sedi di lavoro ai soli casi di stretta necessità e tramite un iter autorizzativo. Questo scenario era inoltre caratterizzato da continue modifiche ai regolamenti per definire i requisiti di accesso.

Technology Reply in questa prima fase ha realizzato soluzioni mobile e web per:

  • richiedere l’accesso agli uffici con relativa digitalizzazione del processo di raccolta dei requisiti necessari al rientro (es. autocertificazione dello stato di salute, assunzione di responsabilità, raccolta dei dati di contatto)
  • fornire ai manager uno strumento semplice e in mobilità per la gestione delle richieste di accesso dei propri collaboratori
  • limitare i contatti personali sul luogo di lavoro mediante l’assegnazione di fasce orarie di ingresso ed uscita per evitare gli affollamenti nelle aree comuni (ingressi e vani ascensori)
  • limitare i contatti personali sul luogo di lavoro mediante l’assegnazione di postazioni distribuite nelle diverse aree di lavoro per garantire un congruo fattore di riempimento di piani e stanze
  • semplificare il processo di controllo degli accessi tramite la generazione di un QRcode al momento della prenotazione
  • consentire, in caso di necessità, l’estrazione delle persone potenzialmente a rischio (coloro che hanno occupato postazioni di lavoro limitrofe o condiviso la stessa stanza con un soggetto risultato positivo al virus)

Le principali caratteristiche delle soluzioni tecnologiche realizzate da Technology Reply sono:

  1. adozione di tecnologie ibride. L’utilizzo di queste tecnologie hanno permesso di accelerare il time to market e contenere i costi di realizzazione
  2. realizzazione di soluzioni mobile e web per coprire tutta la popolazione aziendale (non tutti i dipendenti erano infatti dotati di dispositivo mobile aziendale)
  3. alto grado di configurabilità delle logiche applicative in modo da poter recepire tempestivamente e senza la necessità di rilasci applicativi le nuove direttive anticontagio (es. questionari di autocertificazione, fattori di riempimento per piani e stanze, numero massimo di accessi per fascia oraria)

New Normal

La fase attuale, definita appunto New Normal, è caratterizzata dall’adozione sistematica e normata della modalità di lavoro ibrida da parte delle aziende. Tale scenario è contraddistinto da una riorganizzazione delle aree di lavoro per la sostituzione delle postazioni nominali con postazioni generiche prenotabili e dalla necessità, da parte dei dipendenti, di prenotare il proprio rientro in azienda.

Technology Reply in questa fase ha realizzato soluzioni mobile e web che supportano l’utente nell’intero processo di rientro in ufficio. Tra queste:

  • pianificazione degli accessi tramite interfacce semplici ed intuitive
  • possibilità di scegliere piano, area e postazione al momento della prenotazione
  • possibilità di prenotare stanze singole o aree meeting per sé ed il proprio team
  • possibilità di ricercare la postazione di un collega
  • reportistica per i vari livelli di management al fine di avere un monitoraggio delle abitudini dei team

Le soluzioni realizzate sono caratterizzate da un design della UI/UX che mette al centro dell’attenzione l’esperienza utente nei processi di prenotazione e gestione degli ingressi. I sistemi realizzati, inoltre, implementano logiche sempre più elaborate finalizzate ad ottimizzare l’utilizzo degli spazi in azienda, limitando al minimo le postazioni vuote.

Attraverso le nuove funzionalità realizzate il dipendente può gestire tutti gli aspetti legati al rientro in azienda, dalla prenotazione della scrivania a quella del posto auto, dalla prenotazione di una sala riunioni a processo per riservare postazioni per i propri collaboratori esterni.


Conclusioni

Technology Reply, grazie all’esperienza nella realizzazione di soluzioni per il dipendente ed alle proprie competenze tecniche e tecnologiche, ha saputo interpretare le esigenze dei propri clienti contribuendo in modo attivo all’implementazione ed al diffondersi della cultura lavorativa del New Normal.

I prossimi mesi prospettano una nuova ed interessante sfida:

  • continuare a supportare in nostri clienti in questo processo di cambiamento, ripensando e adattando i processi legati alla vita d’ufficio ed alla collaborazione tra le persone in questa modalità ibrida sempre più consolidata
  • fare leva sul New Normal per ottimizzare ancora di più la logistica e la gestione degli spazi: grazie ai nuovi dati raccolti dai sistemi realizzati sarà possibile ottimizzare costi e spazi