Erfolgreiche Etablierung von Self-Service-BI im Unternehmen
Das Thema Self-Service Business Intelligence (SSBI), also die eigenständige Erstellung von BI-Content in den Fachabteilungen, wird bereits seit einigen Jahren regelmäßig von Unternehmen als eines der Top-Themen im BI-Umfeld identifiziert. Im Kontext einer Cloud-First-Strategie und basierend auf der Forderung nach Datendemokratisierung entschied sich ein international agierendes Unternehmen zur Implementierung eines cloudbasierten SSBI-Ansatzes.
Die fachlich treibende Kraft kam dabei aus dem Umfeld der strategischen Planung und des Marketings, wo insbesondere Wettbewerberdaten (Competitive Intelligence), schnell und flexibel verfügbar und in Kombination mit den eigenen Unternehmensdaten analysiert werden mussten. Die SSBI-Implementierung erfolgte gesteuert durch die IT in enger Zusammenarbeit mit dem Fachbereich. Die Projektlaufzeit bis zur allgemeinen Freigabe der SSBI-Umgebung und der flankierenden Prozesse betrug sechs Monate.
Im ersten Schritt wurde basierend auf den fachlichen Bedarfen ein zentraler, durch die IT verantworteter Datenbestand, bestehend aus zehn breiten Datenquellen aus verschiedenen Themenbereichen als Grundlage für den vom Fachbereich zu entwickelnden BI-Content aufgebaut. Durch die zentralen Metadaten-Definitionen konnte die Entstehung von IDV weitestgehend verhindert werden. Aufsetzend auf den Anforderungen der strategischen Planung und des Marketings wurde der zentrale Datenbestand iterativ entsprechend der Bedarfe weiterer Fachbereiche erweitert.
Beschreibungen zu den bereitgestellten Datenquellen wurden in einem zentralen Katalog zusammengefasst, um den Analysten eine Übersicht über bereits vorhandene Datenquellen, deren Herkunft und die enthaltenen Datenstrukturen zu geben. Von der IT zur Verfügung gestellte Datenquellen sind gesondert kenntlich gemacht, um eine Abgrenzung zu den im Rahmen des Self-Service erstellten Datenquellen zu gewährleisten. Analysten können somit bevorzugt die von der IT erstellten Daten verwenden und eine klare Verantwortbarkeit ist sichergestellt. Entwickeln sich selbst erstellte Datenquellen zu viel genutzten und wichtigen Bausteinen, ist eine Übernahme und Stabilisierung durch die IT vorgesehen, um das Self-Service-Reporting skalierbar und stabil zu halten.
Ein abgestimmtes SSBI-Rollenkonzept für Fachbereich und IT wurde etabliert, das Funktionalität und Daten entsprechend den Aufgaben und der Verantwortung berechtigt.Die Fachbereiche starteten mit der Erstellung des Contents in enger Zusammenarbeit mit der IT. So konnten die zuvor intensiv im eingesetzten Tool geschulten Analysten ihre Tool-Kenntnis weiter vertiefen und der semantisch korrekte Einsatz, der zentral bereitgestellten Datenquellen wurde sichergestellt.
Aufsetzend auf der engen Zusammenarbeit mit der IT lag der erstellte Content direkt in der Verantwortung des Fachbereichs. Dabei wurden folgende Regeln, etabliert: Bei neuen analytischen Applikationen liegt die Verantwortung für die Richtigkeit im Fachbereich. Sind von der IT zur Verfügung gestellte Datenquellen im Einsatz, übernimmt die IT nur die Verantwortung für deren Verfügbarkeit und die Richtigkeit hinsichtlich der Anforderung an die Schnittstelle. Die Zugriffsvergabe auf Applikationen und Datenquellen erfolgt durch den Fachbereich.
Analysten tauschen sich in regelmäßigen Terminen in einer eigenen Community aus. Hier werden aktuelle Problemstellungen und Ideen für neue Analysen besprochen. Probleme lassen sich hier häufig durch die Erfahrung eines anderen Analysten lösen, und bei der Besprechung zukünftiger und aktuell in Entwicklung befindlicher Applikationen und Analysen können Synergien genutzt und Know-how gebündelt werden.
Es lässt sich festhalten, dass durch die Etablierung eines cloudbasierten SSBI-Ansatzes die Zugänglichkeit der vorhandenen Daten deutlich erleichtert wurde und dadurch die Arbeit und die Auseinandersetzung mit den vorhandenen Daten stark gestiegen sind. So entwickelte sich in der Folge eine datengetriebene Kultur in den Fachbereichen bei gleichzeitiger Entlastung der zentralen IT.
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