Automatisierung in der Tourenplanung

Außendienstbesuche managen

Müssen Vertriebsarbeiter mehrere hundert Kunden regelmäßig besuchen, stehen sie Woche für Woche vor der Herausforderung, Kunden in ihrem Gebiet auszuwählen und effiziente Routen für die Folgewoche zu planen.

Bei der Tourenplanung gilt es, eine Vielzahl von Informationen, Kennzahlen und Kundenaktivitäten zu berücksichtigen. Zusätzlich müssen die zu besuchenden Kunden nach geographischer Lage sinnvoll in die Route eingeplant werden. In der Praxis erhält der Vertriebsmitarbeiter bei seiner Planung meist keine oder nur eine unzureichende systemische Unterstützung. Einen objektiven Überblick zu behalten, welche Kunden idealerweise besucht werden sollten, fällt aus diesem Grund nicht immer leicht. Die Qualität der Planung basiert somit in vielen Fällen auf den Erfahrungswerten und der Intuition der Vertriebsmitarbeiter.

Die Lösung

Im Regelfall liegen planungsrelevante Informationen sowie Protokolle der Kundenbesuche im Customer-Relationship-Management-System (CRM-System). Das Ziel der 4brands Reply Experten war es daher, eine Lösung zu entwickeln, die eine vollständige Integration der Daten in unterschiedliche CRM-Plattformen ermöglicht und sowohl Cloud-Systeme wie SAP Customer Experience als auch On-Premise-Systeme unterstützt. Die Integration der Lösung steigert die Effizienz und den Automatisierungsgrad der Tourenplanung.

Um den Außendienstmitarbeiter bei seiner Wochenplanung bestmöglich zu unterstützen, können beliebige Informationen aus dem CRM ausgewertet werden und über ein flexibles Regelwerk in eine Besuchspriorität einfließen. Dadurch können dem Vertriebsmitarbeiter während der Planung die Kunden mit dem größten Besuchseffekt vorgeschlagen werden. Nach der Auswahl der zu besuchenden Kunden erstellt das System unter Berücksichtigung weiterer Restriktionen einen Wochenplan mit optimierten Routen.

Der Vertriebsmitarbeiter kann somit seine Kunden zum bestmöglichen Zeitpunkt besuchen und verbringt durch die Optimierung der Reiserouten nur wenig Zeit im Auto. In der Praxis konnte dadurch bereits eine erhebliche Reduzierung der gefahrenen Strecken sowie eine signifikante Erhöhung der Anzahl durchschnittlich besuchter Kunden erzielt werden.

Die Funktionen der Lösung:

In der Prioritätsliste werden die Kunden mit der höchsten Dringlichkeit vorgeschlagen und können direkt in die Wochenplanung übernommen werden. In die Prioritätskennzahl können vielfältige Informationen, wie Besuchsüberfälligkeiten, Leads und Opportunities, auslaufende Verträge, Preisaktionen, Promotionen sowie Sonderdurchgänge einfließen.


In der Kartenansicht werden alle Kunden des Außendienstgebietes dargestellt. Mit anpassbaren Hervorhebungen und diversen Filtermöglichkeiten kann sich der Nutzer schnell einen Überblick über die wichtigsten planungsrelevanten Faktoren verschaffen. In der Detailansicht können weitere kundenbezogene Informationen aus dem CRM-System eingesehen werden.


Im Hintergrund werden zusätzliche Informationen und Restriktionen wie Arbeitszeiten des Außendienstmitarbeiters, historische Verkehrsdaten, die Besuchsdauer beim Kunden sowie Besuchs- und Öffnungszeiten bei der Erstellung der optimierten Wochenplanung berücksichtigt.


In den automatisierten Planungsvorgang kann der Anwender jederzeit manuell eingreifen und die Routen anpassen. Die Kartendarstellung ermöglicht auch eine Umkreis- und Korridorsuche entlang der Strecke, wodurch weitere Kundenbesuche optimal eingeplant werden können.


Technische Umsetzung

Die von uns als 4brands Reply bereitgestellte Tourenplanung ist als Add-on in eine Vielzahl verschiedener CRM-Systeme integrierbar, zum Beispiel in SAP Customer Experience. Es werden sowohl Cloud- als auch On-Premise-Systeme unterstützt. Die Lösung nutzt die projektspezifischen CRM-Datenstrukturen und lässt sich flexibel auf individuelle Kundenanforderungen anpassen.

Um redundante Datenhaltung zu vermeiden und die Aktualität der Daten jederzeit sicherzustellen, werden in der Tourenplanung keine Daten gespeichert, sondern alle Daten über Standard-Schnittstellen zur Laufzeit mit dem CRM ausgetauscht.

Um eine möglichst umfassende Integration in die CRM-Benutzeroberfläche und einen geringen Installationsaufwand zu gewährleisten, ist die Tourenplanung als Web-App implementiert. Die plattformübergreifende Konzeption ermöglicht die Nutzung auf dem Laptop und auf weiteren mobilen Devices.

Ihre Vorteile

Durch die von uns entwickelten Lösung kann eine Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen geschaffen werden.
  • Vollständige Integration in verschiedene CRM Systeme
  • Kürzere Planungs- und Fahrzeiten für den Außendienstmitarbeiter
  • Fokus auf Kundenbesuche mit hoher Priorität mit Hilfe systemgestützter Vorschläge sowie vielfältigen Filtermöglichkeiten
  • Flexibilität bei der Tourenplanung durch manuelle Eingriffe
  • Ad-Hoc-Planungen durch Umkreis- und Korridorsuche
  • Vollständige Nutzung der vom CRM-System gelieferten Informationen
  • Geplante Besuche werden direkt im CRM gespeichert
  • Flexible Nutzung durch Multiplattform-Konzept