Ultimo aggiornamento: Luglio 2019
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE Generale per la Protezione dei Dati e del Regolamento UK Generale per la Protezione dei Dati (di seguito, “RGPD”) e delle disposizioni della normativa nazionale, di tempo in tempo, applicabili, la Società Reply (di seguito, “Reply”) titolare del rapporto contrattuale instaurato/ in fase di instaurazione con il Cliente, in qualità di titolare (“Titolare”), fornisce di seguito alcune informazioni circa il trattamento dei dati personali.
I dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) sono:
DPO Italia: dpo.it@reply.it
DPO Germania: dpo.de@reply.de
DPO UK: dpo.uk@reply.com
I dati personali (e.g. nominativo, indirizzo email aziendale, recapito telefonico ecc.) di dipendenti / collaboratori del Cliente, coinvolti nelle attività e servizi richiesti o richiedibili e da quest’ultimo comunicati a Reply potranno essere da essa trattati secondo quanto di seguito indicato:
a) sulla base di un obbligo contrattuale e/o precontrattuale: per l’instaurazione e la completa esecuzione dei rapporti contrattuali, ivi incluso sotto il profilo amministrativo-contabile; per la raccolta di informazioni necessarie per una corretta gestione dei rapporti interaziendali; per l’esecuzione delle attività di assistenza post-vendita;
b) in forza di un obbligo di legge: per l’adempimento di disposizioni di legge e di regolamento previste dalla normativa, nazionale e comunitaria (anche fiscale);
c) sulla base di un legittimo interesse di Reply e della Holding Reply di riferimento[1], ove necessario: ai fini della comunicazione dei dati personali alla Holding Reply di riferimento e del trattamento da parte di quest’ultima, quale contitolare del trattamento (unitamente a Reply), per scopi connessi ad attività organizzative e di controllo della gestione del Gruppo Reply anche in un’ottica di miglioramento dei servizi offerti ai propri clienti, ivi incluso per la rilevazione (anche tramite contatto telefonico) del grado di soddisfazione del Cliente sulla qualità dei servizi resi e sull’attività svolta in forza di questo contratto; per la difesa di un diritto od interesse dinanzi a qualunque autorità od ente competente, ivi espressamente incluso ai fini di recupero del credito; per lo svolgimento di analisi di mercato e statistiche condotte sulla base di dati anonimizzati.
Il Cliente dichiara e garantisce a Reply di aver portato a conoscenza dei propri dipendenti / collaboratori (e di qualsiasi altro soggetto interessato alla comunicazione dei dati a Reply), nell'ambito delle proprie procedure interne, e/o comunque nei modi ritenuti più opportuni, il contenuto della presente informativa e di aver ottenuto da questi soggetti il consenso alla relativa comunicazione al Titolare e alla Holding Reply di riferimento, ove necessario ai sensi della legge applicabile.
Ferma l’autonomia personale degli interessati, il conferimento dei dati personali deve intendersi necessario e obbligatorio ai fini dello svolgimento delle attività elencate; in caso di mancato conferimento dei dati o rifiuto al trattamento, Reply e/o la Holding Reply di riferimento potrebbero infatti non essere in grado di adempiere correttamente agli impegni contrattuali assunti con il Cliente e pertanto sarebbero costrette a non sottoscrivere alcun accordo contrattuale con lo stesso.
Il Cliente riconosce altresì che i dati personali potranno essere comunicati a tutti quei soggetti, pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche (Uffici Giudiziari, Camere di Commercio, autorità pubbliche, ecc.), qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento degli obblighi contrattuali assunti in forza di questa offerta, nonché degli obblighi derivanti dalla legge. I dati personali potranno, inoltre, essere messi a disposizione di società di revisione e consulenza e a studi legali, nonché trattati anche da altre società facenti parte del Gruppo Reply quali responsabili del trattamento nel rispetto delle disposizioni di legge applicabile.
I dati saranno trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale e, successivamente, per il tempo massimo previsto dalle disposizioni di legge applicabili in materia di prescrizione dei diritti e/o decadenza dell’azione, in materia legale e fiscale, e, in generale, per l’esercizio/difesa dei diritti di Reply e/o di Reply S.p.A., Reply SE e Reply Ltd, ove necessario, nelle vertenze promosse da pubbliche autorità, soggetti /enti pubblici e soggetti privati. Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati personali e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo possono essere richieste rivolgendosi al Titolare e/o al Responsabile della Protezione dei Dati.
Dipendenti e collaboratori del Cliente, in qualità di interessati del trattamento, hanno diritto di chiedere al Titolare l’accesso ai dati che li riguardano, la loro cancellazione, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 RGPD, nonché l’opposizione al trattamento nelle ipotesi di legittimo interesse del Titolare o di terzi. Hanno altresì diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente.
In relazione ai dati personali di altri interessati (diversi da dipendenti e collaboratori) che vengano comunicati dal Cliente in funzione dell’esecuzione dei servizi richiesti e/o richiedibili e trattati da Reply per conto del Cliente stesso, Reply garantisce il pieno rispetto da parte sua e dei propri dipendenti e/o collaboratori del RGPD, nonché degli obblighi derivanti dalla sua eventuale nomina a responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 RGPD. Tali diritti possono essere esercitati inviando una email a client.privacy@reply.com.
(1) - Reply S.p.A. per Italia, Reply SE per Germania e Reply LTD per UK