FOCO DO PROJETO: DEFESA

O sistema até então utilizado não era adequado ao objetivo e as informações dos recursos existentes não eram corretamente disponibilizadas. Depois de um curto período de entrevistas e análises, Glue Reply projetou uma solução e um processo que, utilizando os sistemas já existentes, ao qual o cliente já tinha acesso, facilitaram o uso mais eficiente dos dados sobre os recursos em relatórios concisos e sob medida para cada um dos key users. Isso consentiu que o cliente passasse a entender de forma antecipada como os picos de excesso ou falta de recursos afetariam a conclusão de um projeto, permitindo a tomada de medidas proativas de gerenciamento de projetos estratégicos.

PRINCIPAIS DESAFIOS PARA O CLIENTE

• Relatórios pouco abrangentes de projeto
• Falta de dados sobre os recursos (atribuições dos projetos ou lista de pessoal)
• Falta de visibilidade do portfólio de projetos como um todo (incluindo datas de início e término de contrato e prazos de entrega)
• Impossibilidade em determinar a quantidade de staff necessário para o cumprimento do projeto
• Impossibilidade de comunicar quais projetos poderiam, em perspectiva, gerar um rápido crescimento do business por meio de fusão, aquisição e integração.

REQUISITOS PRINCIPAIS

• Os usuários de diferentes níveis (consultores, administradores, gerentes, diretores) devem ser informados periodicamente sobre a necessidade de staff.
• O usuário deve ser capaz de inserir anotações em um sistema de gestão de contratos para a definição das prioridades do contrato
• O sistema deve gerar relatórios de gestão, feitos sob medida para os usuários (por exemplo, o número de contratos ativos ou o número de contratos em que faltam os recursos para o cumprimento dos prazos).
• Melhorar a eficiência na gestão de projetos da organização introduzindo aos processos alguns conceitos básicos e metodologias
• Uma lista completa e editável dos recursos dentro da organização, divididas por equipe.

O COMPROMISSO

O desafio era projetar e implementar uma nova ferramenta de gestão de recursos e um novo processo de gestão de projeto em apenas 3 meses e com um budget reduzido. Depois de algumas análises Glue Reply decidiu utilizar as plataformas e softwares já existentes dentro da organização do cliente, adaptando os processos organizacionais para maximizar o valor dos dados registrados. Glue Reply também modificou alguns itens do software para que ele pudesse ter o desempenho esperado e criou um conjunto de relatórios que fosse adaptável e configurável para os diferentes usuários com diferentes níveis de dados.

A equipe introduziu um conceito que permitiu ao cliente ter a disposição um plano de projeto com todos os recursos necessários para todos os contratos, o que foi facilitado pela criação de 20 modelos dotados de recursos, que poderiam ser adaptados para cada contrato.

A equipe também realizou uma avaliação de todos os dados de recursos, planos de projeto e informações de contrato existentes, projetando e implementando de um novo sistema de gestão de contratos com um uso mais inteligente dos dados.

Além de fornecer arquitetos de TI e consultores, Glue Reply desenvolveu para o cliente um IP neste projeto, para que pudesse ser aplicado em toda a organização.

Os Benefícios para o cliente:

• Em termos de Projeto – Templates de projetos personalizados e com interface user-friendly, que extraem um conjunto de recursos da empresa e definem condições e critérios essenciais a serem usados na gestão do projeto ao longo do seu ciclo de vida.
• Para as Equipes – relatórios agregados por equipes sobre a utilização de recursos e geração automática das principais datas com base nas funcionalidades de software pré-existentes dentro da organização.

Para a Empresa – relatórios personalizados que definem as necessidades atuais de recursos, com base em dados do projeto, comparáveis com a totalidade dos recursos necessários dentro do portfólio de projetos, permitindo assim, a tomada de decisões estratégicas sobre o perfil do recurso.